Что такое ваучер?
Ваучер - это документ, используемый отделом кредиторской задолженности компании для сбора и хранения всех подтверждающих документов, необходимых для подтверждения оплаты обязательства. Ваучер - это, по сути, резервные документы для кредиторской задолженности. Кредиторская задолженность - это краткосрочные счета, которые компании должны продавцам и поставщикам.
Ваучер важен, потому что это механизм внутреннего бухгалтерского контроля, который гарантирует, что каждый платеж должным образом авторизован и что фактически приобретенные товары или услуги получены.
Ключевые вынос
- Ваучер - это документ, используемый отделом кредиторской задолженности компании, содержащий сопроводительные документы для счета-фактуры. Ваучер - это, по сути, резервные документы для кредиторской задолженности, которые представляют собой счета, причитающиеся с компаний поставщикам и поставщикам. Документы в ваучере могут включать счет-фактура, причитающаяся сумма, срок оплаты, счета в Главной книге и квитанции об отгрузке. Все суммы непогашенных причитающихся сумм суммируются, и одна единовременная сумма отражается как кредиторская задолженность в балансе.
Как работают ваучеры
Компании имеют различные краткосрочные финансовые обязательства перед поставщиками и поставщиками в течение отчетного периода. Компании может потребоваться закупать запасы или сырье у поставщиков, которые используются для производства товаров компании. Поставщики, по сути, предоставляют продление кредита компании, что позволяет произвести оплату в ближайшем будущем, например, на 30, 60 или 90 дней.
Ваучер - это форма, которая включает в себя все подтверждающие документы с указанием причитающихся денег и любых платежей, выплаченных поставщику или продавцу за непогашенную задолженность. Ваучер и необходимые документы заносятся в реестр ваучеров. Некоторые из подтверждающих документов в ваучере могут включать:
- Счет-фактура от поставщика или название поставщика, подлежащее оплате учетные записи, которые будут использоваться для целей бухгалтерского учета. Подписи уполномоченных представителей компании для покупки и оплаты. Подтверждение платежа и дата после оплаты счета поставщику.
Общая сумма всех ваучеров, имеющих задолженность, отражается в балансе как кредиторская задолженность. После того, как ваучер был оплачен, подтверждение платежа включается в ваучер и записывается как оплаченный ваучер.
Как ваучеры полезны
Ваучеры компании служат основным источником доказательств при проведении аудита. Аудитор выполняет ряд процедур, чтобы определить, не содержит ли финансовая отчетность существенных искажений. Ваучеры документально подтверждают, что приобретенные товары были фактически получены, что подтверждает утверждение аудитора о том, что товары и услуги, отраженные в финансовой отчетности, действительно существуют. Ваучеры также оправдывают платежи фирмы поставщикам и документируют счета главной книги, использованные для проводки транзакции.
Использование ваучерной системы также снижает риск сговора сотрудников с целью кражи активов компании. Предприятия используют разделение обязанностей для предотвращения кражи сотрудников, а это означает, что критические задачи возлагаются на разных людей в организации. Ваучер документирует, что задачи выполняются несколькими людьми, и создает бумажный след, чтобы аудитор мог подтвердить, что обязанности были должным образом разделены.
Пример ваучера
Местный ресторан заказывает мясо и рыбу каждые несколько дней у своих продавцов. Менеджер ресторана заполняет заказ на 30 фунтов мяса, и владелец инициализирует заказ на покупку, чтобы утвердить отгрузку. Когда груз получен, его содержимое сравнивается с заказом на покупку, чтобы убедиться, что груз соответствует заказу. Ресторан оформляет квитанцию об отгрузке для документирования процесса, и квитанция об отгрузке сравнивается с накладной поставщика.
Ваучер, который является титульным листом с пояснениями к прилагаемым документам, включает в себя заказ на покупку, квитанцию об отправке и счет-фактуру. Сумма покупки добавляется и записывается в кредиторскую задолженность на балансе до момента оплаты. Владелец проверяет всю информацию о ваучере до подписания чека.
Ваучер также включает счета главной книги, используемые для записи транзакции. Например, ресторан может зачислить (увеличить) счет инвентаризации мяса и списать (уменьшить) счет наличных для записи платежа. Квитанция об оплате и дата записываются, чтобы показать, что ваучер был оплачен. Кредиторская задолженность будет отражать более низкий остаток по счету, подлежащему оплате, при условии, что дополнительные кредиторские задолженности не генерируются.
