Мир финансов превратился в высококонкурентное рабочее место. Хотя в любой день есть только 24 часа, как говорится, время - деньги. Таким образом, эффективный тайм-менеджмент является конкурентным преимуществом для любого финансового специалиста, стремящегося стать более продуктивным и повысить качество рабочего времени.
Однако есть много отвлекающих факторов, которые могут держать вас на работе дольше, чем необходимо. Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых из этих распространенных трате времени и узнать о нескольких советах по управлению временем, которые помогут вам выполнить больше работы за меньшее время.
Черная дыра
Существуют различные потери времени, которые могут снизить производительность. Например, профессионалы в области финансов постоянно испытывают желание многозадачности. Предположим, что вы консультант, и с 8:30 до 10:00 утра в среду вам удастся выполнить следующее:
- Вы работаете с электронной таблицей, но остановитесь после того, как вас прервут два новых сообщения электронной почты, затем отправите шесть писем подряд, а затем просмотрите свадебные фотографии друга по колледжу в Instagram, а затем примите приглашение на социальное посещение компании через сообщение Slack. отправка двух неожиданных звонков от потенциальных клиентов, и, наконец, они вынуждены резко повесить трубку, когда ваш менеджер останавливается, чтобы напомнить вам, что вы опоздали на пять минут на собрание персонала.
Это звучит как типичное утро для вас? Если это так, особенно если вы работаете в беспощадной корпоративной среде, например, в частной инвестиционной фирме или инвестиционном банке, вы, вероятно, находитесь на самом низком уровне по сравнению со своими коллегами.
Через пять или десять лет никто не будет помнить, заботиться о вас или рекламировать вас за всю занятую работу, которую вы выполнили. Разве мир был бы обеспокоен, если бы Томас Джефферсон закончил много бумажных перетасовок, но никогда не помог бы написать Декларацию независимости? То же самое относится и к вашей работе - ваша организация ценит необходимую работу и шедевры, а не занятую работу.
планирование
Каждое воскресенье после обеда пополняйте список предстоящих недель, предпочтительно с помощью приложения или веб-службы, которая синхронизируется на всех ваших устройствах. Выделите элементы, которые абсолютно необходимы для вашего успеха на работе и в личной жизни. Те, которые не выделены, вероятно, являются вещами, которые вы можете делегировать, отложить или вообще избежать.
В области финансов критически важные результаты включают отчеты или исследования, которые должны быть точными и представлены до истечения установленного срока. Ваша организация обслуживается лучше, если вы сосредоточены на улучшении качества этих отчетов, а не просто выполняете на них достойную работу, чтобы вы могли высвободить время для не ключевых элементов (например, для ответов на электронные письма с низким приоритетом или для участия в длительной работе). встреча).
Точно так же за десять минут до того, как уйти с работы каждый день, закончите перечислять элементы действий на следующий день и нумеруйте их в порядке важности и приоритета. Опять же, постоянно задавайте себе все то, что вам на самом деле не нужно делать - то, что не соответствует определенному порогу производительности.
(Также проверьте «Найдите свою нишу в финансовой индустрии».)
Многозадачность
Успех в финансах сводится к тому, что человек всегда способен доставлять важные и немедленные результаты. На какую важную информацию и данные опираются ваши финансовые менеджеры? Что вы можете предоставить, чтобы помочь вашей организации и / или вашим клиентам победить? Включает ли это своевременное представление аудиторского отчета, точные расчеты чистой приведенной стоимости по предлагаемому проекту или обеспечение того, чтобы формулы в Excel приводили к надлежащим совокупным итоговым показателям?
В конце концов, никто не заботится обо всех электронных письмах, которыми вы обменивались, о встречах в социальных сетях, которые вы посещали, или хронологической регистрации папок в вашем кабинете. Многозадачность постоянно препятствует тому, чтобы люди давали лучшее из тех немногих важных результатов, которые их работодатели действительно ожидают от них.
Сначала делайте важные, сложные, срочные и наиболее ценные действия. Успех в финансах может включать простоту в методах того, как вы подходите к своим задачам. Это может показаться жестоко простым для начитанного и непосвященного недавнего выпускника, но делайте одну вещь за раз и не останавливайтесь, пока она не будет завершена. Если ваши задачи связаны с долгосрочным проектом, разбейте его на более короткие этапы и завершите его заранее. Как сказал Генри Форд: «Нет ничего особенно сложного, если разделить его на небольшие рабочие места». Выполнение действий от начала до конца устраняет дорогостоящие неэффективности, потому что вы избежите необходимости постоянно начинать все сначала и перекалибровать на разных, не связанных между собой предметах.
(Исследуйте типы рабочих мест в финансовой индустрии с помощью Financial Career Options для профессионалов.)
входящие
Ваш почтовый ящик - большая трата времени. Если большинство ваших писем не имеют отношения к вашим непосредственным задачам, то вы время от времени наполняете свой день информацией о мусоре.
Чтобы избежать этого:
- Установите предварительно определенное время для проверки вашей электронной почты и проверяйте свою входящую почту не более трех или четырех раз в день. Создайте папку для нерабочих часов для писем, которые вы должны получать, но которые не являются срочными. Эта папка особенно полезна для возврата к важным запросам, которые могут подождать несколько рабочих дней до получения ответа от вас. Отправляйте только самые важные письма в течение рабочего дня. Несмотря на то, что важно оставаться в курсе событий в своей группе, значительная часть вашего времени может быть потрачена неопытными или менее дисциплинированными коллегами, которые заполняют ваш почтовый ящик неуместными сообщениями. Вы можете уменьшить количество таких электронных писем, не отвечая на те, которые не связаны с работой. Пустой почтовый ящик перед уходом с работы. Это можно сделать путем создания папок, связанных с проектом, в которых можно размещать электронные письма, связанные с конкретными проблемами. Хранение пустого почтового ящика экономит ваше время, исключая из вашего внимания неосновные сообщения. Если есть предметы, которые абсолютно требуют внимания в течение ближайших нескольких часов или на следующий день, поместите их в срочную папку.
Другие советы по экономии времени
Следите за тем, сколько времени вы действительно тратите
Создайте простую электронную таблицу, которая позволит вам ввести приблизительное время, которое вы потратили на тривиальные вопросы. Делайте это ежедневно. По мере того, как вы будете развивать и поддерживать эту привычку, вы будете учить себя распознавать несущественные вопросы по мере их возникновения.
Обрабатывать бумажные документы только один раз
Как только они обработаны, вы можете подать их, отправить их или избавиться от них.
Прямое сообщение ваших коллег
Прогулка по вашему офису или между отделами может стоить вам нескольких часов в неделю - и мы знаем, насколько это дорого в годовом исчислении. Если это не важный или сложный вопрос, использование прямых сообщений через корпоративную систему обмена сообщениями или утвержденный веб-сервис часто является более эффективным способом быстрого получения ответов на различные вопросы.
Знайте, где все в любой момент времени
Это включает как электронную, так и бумажную информацию. Если вы цените свое время, не тратьте его на поиски вещей.
Разделите свои задачи на четыре категории:
-
Срочные и важные - такие как финансовые и бухгалтерские отчеты со строгими и приближающимися сроками.
Не срочно и не важно - например, создание сетей внутри вашей финансовой группы, учебные занятия и т. Д.
Срочно и не важно - например, спорадические сообщения из вашего почтового ящика и «регистрация сроков» для клубных встреч.
Не срочно и не важно - например, десятиминутные разговоры у торгового автомата, проверка фэнтези-футбола и т. Д.
(Очевидно, вы должны провести как можно больше своего дня в первой категории.)
Делегат, делегат, делегат
Это то, что отделяет вас от стаи, когда вы продвигаетесь в организации. Обрабатывать задачи, которые могут выполнять только вы . Поскольку вы оттачиваете свои навыки управления временем, вам скоро будут назначены прямые отчеты. Распределите задания, которые вам не нужно выполнять, насколько это возможно. Вы должны делать только то, что абсолютно требует вашего внимания или опыта.
Не управляй своей личностью
Финансовые специалисты должны обладать навыками тайм-менеджмента, но они также должны иметь взаимопонимание и доброжелательность с внутренними коллегами и внешним сообществом. Сосредоточение внимания исключительно на времени может привести к тому, что вы станете абразивом, что отпугнет многих людей, когда они рядом с вами, в том числе в условиях социального и делового развития. Если вы не будете осторожны, вы все время будете думать, что вы гуру управления временем, но вы совершенно не будете знать о марке «социального идиота» на лбу.
Навыки общения, лидерства и развития бизнеса так же важны, как навыки управления временем. Поскольку профессионалы в области финансов продвигаются в своей карьере, одних только навыков управления временем больше не будет достаточно, чтобы помочь им подняться на следующий уровень (т. Е. На исполнительный уровень).
Суть
(Подробнее читайте Финансовая эффективность: Руководство аналитика по управлению временем.)
