Что такое план возмещения?
Общий термин для нескольких типов планов, которые возмещают работникам различные виды связанных с работой расходов. Эти расходы могут включать расходы на медицинское обслуживание, авто, проезд, питание и развлечения. Планы возмещения устанавливаются работодателями для того, чтобы позволить им оплачивать более точную сумму понесенных работником расходов вместо того, чтобы предоставлять широкое пособие или увеличивать компенсацию для их покрытия.
Понимание плана возмещения
Планы возмещения могут принимать различные формы, такие как подотчетные и не подотчетные планы, минимальные дополнительные льготы или пробег автомобиля и надбавки. Сотрудники не могут брать какие-либо личные вычеты за расходы, покрываемые планом возмещения расходов. Сотрудники должны представить достаточно подробные записи расходов через журналы или квитанции, чтобы работодатели могли вычесть возмещение.
IRS Publication 535 , Business Expenses, гласит следующее: «Чтобы быть подлежащим вычету, коммерческие расходы должны быть как обычными, так и необходимыми. Обычные расходы - это расходы, которые распространены и приняты в вашей отрасли. Необходимым расходом является тот, который полезен и подходит для вашей торговли или бизнеса. Расходы не должны быть обязательными, чтобы считаться необходимыми ».
В некоторых штатах, таких как Калифорния, работодатели обязаны возмещать работникам разумные расходы, связанные с работой, и любые полученные компенсации не должны указываться в качестве заработной платы или дохода. Но для того, чтобы это произошло, работодатели должны заранее составить письменный подотчетный план, а работники представить должным образом документированные расходы по этому плану. Это необходимо для своевременного и точного ведения записей о расходах. На многих предприятиях есть бухгалтеры и / или консультанты по трудоустройству, которые обосновывают расходы и обеспечивают правильную отчетность и вычеты.
Ниже приведены некоторые распространенные примеры затрат на рабочем месте, которые потребуют возмещения расходов работодателя:
- Транспорт: стоимость любых связанных с работой поездок, включая расходы на транспорт, питание, проживание, питание и любые расходы на развлечения, которые соответствуют критериям, подробно изложенным в публикации IRS 463 «Расходы на поездки, развлечения, подарки и автомобильные расходы» . Большое количество работодателей будет возмещать работникам, которые используют свои личные транспортные средства в коммерческих целях, по стандартному тарифу пробега, который устанавливается IRS ежегодно. Например, стандартная федеральная ставка пробега для бизнеса в 2017 году составляет 53, 5 цента за милю. Как правило, регулярные расходы на проезд между домом работника и рабочим местом не считаются возмещаемыми. Поставки: Любые необходимые товары, которые приобретает сотрудник, могут быть возмещены по себестоимости, при условии, что они возмещаются в соответствии с подотчетным планом. Питание и развлечения: Расходы на питание и развлечения, понесенные в налоговом доме сотрудника, подлежат возмещению, но только в том случае, если рассматриваемое питание / развлечения имеют очевидные деловые цели.
