Что такое мелкие деньги?
Мелкий денежный фонд - это небольшая сумма наличных денег, имеющаяся в наличии для оплаты незначительных расходов, таких как канцелярские товары или возмещение. Фонд мелких денежных средств будет подвергаться периодическим сверкам, при этом операции также отражаются в финансовой отчетности. В каждом отделении для крупных корпораций может быть небольшой денежный фонд, который может быть ящиком или ящиком.
Ключевые вынос
- Мелкие денежные средства или фонд мелких денежных средств - это небольшая наличная наличная сумма, используемая для оплаты расходов, которые слишком малы, чтобы заслуживать выписки чеков. Для крупных корпораций в каждом отделении может быть ящик или коробка для мелких денежных средств. Можно использовать фонд мелких денежных средств. за канцелярские товары, открытки для клиентов, цветы, оплату обеда для сотрудников или возмещение расходов сотрудникам.
Понимание мелкой наличности
Мелкие операции с наличными обеспечивают удобство для небольших операций, для которых выдача чека является необоснованной или недопустимой. Небольшая сумма наличных, которую компания считает мелкой, будет разной, и многие компании хранят от 50 до 200 долларов в качестве фонда мелких денег. Примеры транзакций, для которых используется мелкий денежный фонд:
- Канцелярские товарыКарты для клиентовЦветыОплата за обед с обслуживанием для небольшой группы сотрудниковРеминизация работника за небольшие расходы, связанные с работой
Хранители мелких денежных средств назначаются для контроля над фондом. Обязанности по хранению, как правило, включают обеспечение соблюдения правил и положений, касающихся мелких денежных средств, требование пополнения средств и распределение средств.
Особые соображения
Фонд мелких денежных средств периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Как правило, когда баланс мелких денежных средств падает до заданного уровня, хранитель обращается за дополнительной наличностью к кассе. В это время рассчитывается сумма всех чеков, чтобы они соответствовали распределенным средствам из кассы мелких сумм. Если требуются новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения кассы мелких денежных средств и получает взамен квитанции от покупок, которые истощили наличные деньги.
Процесс сверки гарантирует, что остаток средств в фонде будет равен разнице между первоначальным балансом за вычетом расходов, указанных в квитанциях и счетах. Если остаток меньше, чем должен быть, возникает дефицит. Если остаток больше, чем должен быть, существует избыток. Хотя возможны незначительные отклонения, при несбалансированности источник несоответствия должен быть идентифицирован и исправлен.
Служба внутренних доходов (IRS) рекомендует заполнять мелкие кассовые чеки и прикреплять их к квитанциям для регистрации и документирования мелких денежных расходов.
Требования к мелкой наличности
Использование фонда мелкой наличности обходит определенный внутренний контроль. Наличие мелких денежных средств не означает, что к ним можно получить доступ для любых целей и кем угодно. Многие компании применяют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто ограниченные лица уполномочены утверждать выплаты и могут делать это только для расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.
Мелкий кассир может быть назначен для выдачи чека для пополнения кассового ящика и внесения соответствующих учетных записей. Хранитель мелких денежных средств отвечает за распределение денежных средств и сбор квитанций за все покупки или любое использование средств. По мере того, как общая сумма мелких денежных средств уменьшается, поступления должны увеличиваться и привязываться к общей сумме снятых средств.
Благодаря наличию кассира мелких денежных средств и хранителя мелких денежных средств, двойной процесс помогает обеспечить безопасность средств и обеспечить доступ к ним только уполномоченным лицам.
Запись мелкой наличности
Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовой отчетности. Записи бухгалтерского журнала не делаются, когда покупки совершаются с использованием мелких денежных средств, только когда хранитель нуждается в большем количестве денег - и в обмен на квитанции получает новые средства - записи журнала регистрируются. Запись в журнале о предоставлении хранителю большего количества наличных средств является дебетом в фонд мелких денежных средств и кредитом наличными.
В случае дефицита или переизбытка запись в журнальной записи записывается на пере / короткую учетную запись. Если фонд мелкой наличности закончился, вводится кредит, отражающий прибыль. Если мелкий денежный фонд короток, дебет вводится для представления убытков. Перерасход или короткий счет используется для принудительного баланса фонда при сверке.
