Что такое суточные выплаты?
Суточные выплаты - это ежедневные надбавки, выплачиваемые работникам для покрытия расходов, понесенных в командировке. Деловые расходы обычно включают проживание, транспорт, питание и любые другие непредвиденные расходы. Суточные - латинский термин «за день» - также могут относиться к системе структурной компенсации, в которой работнику выплачивается посуточно, а не за час или месяц.
Ключевые вынос
- Суточные выплаты - это ежедневные надбавки, выплачиваемые сотрудникам для покрытия расходов, понесенных во время деловой поездки. Выплаты за суточные полезны, когда сотрудники наращивают ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и т. Д. Компании могут предлагать суточные в виде кредитных карт компании, полного или частичного покрытия расходов или фиксированных дневных ставок. Большинство фирм используют стандартную ставку, установленную федеральным правительством, в качестве ориентира для своих суточных.
Понимание суточных платежей
Суточные платежи полезны для некоторых рабочих мест, которые требуют длительных командировок, заставляя сотрудников наращивать ежегодные деловые расходы, такие как проживание, питание, поездки и так далее. Компании имеют различные системы для покрытия этих расходов:
- Кредитные карты компании: некоторые компании выдают кредитные карты своим сотрудникам. Это позволяет им немедленно оплачивать деловые расходы, находясь на работе, не неся никаких расходов самостоятельно. Полное или частичное покрытие расходов: в то время как некоторые компании полностью покрывают расходы на сотрудников, некоторые фирмы предлагают выплату суточных только для частичных расходов, особенно для таких вещей, как проживание, питание и поездки. Фиксированные суммы. Многие корпорации предоставляют своим сотрудникам определенную фиксированную дневную ставку. Предполагается, что сотрудники покрывают все или часть своих расходов за счет суточных.
Суточная оплата также относится к структуре компенсации, получаемой некоторыми работниками. Работники, получающие суточные, получают заработную плату по дням или по количеству выполненных работ. Эти типы работников, как правило, заключают временные или краткосрочные контракты, а не работают полный рабочий день. Работники здравоохранения и замещающие учителя являются примерами работников, работающих по графику суточных выплат.
Особые соображения
Суточные для большинства федеральных государственных служащих устанавливаются Управлением общего обслуживания США (GSA). Компании с политикой суточных платежей для коммерческих расходов используют эту федеральную ставку суточных в качестве ориентира. Стандартные тарифы на внутренние и международные поездки вступают в силу 1 октября каждого года. Хотя ставки, установленные правительством США, основаны на стоимости жизни в городе компании, они могут устанавливать ставки выше или ниже стандартной ставки.
Суточные выплаты, превышающие стандартную ставку, требуют, чтобы работник уплачивал налог с суммы превышения. Превышение выплат включено в графе 12 формы W-2. Неспособность подать отчет о деловых расходах работодателю в течение 60 дней, как правило, приводит к уплате налога на полную выплату суточных.
Сотрудники обязаны платить налоги на любую сумму сверх нормы суточных.
Суточные выплаты не являются частью заработной платы работника, если выплата равна или меньше федеральной ставки суточных, и работник предоставляет отчет о деловых расходах своему работодателю. Выплаты обычно учитываются как необлагаемый доход для работников и отражаются отдельно от налогооблагаемого дохода в форме W-2. Отчет о деловых расходах должен быть представлен работодателю в течение 60 дней после завершения поездки и должен содержать подробное описание цели поездки, даты и места, а также квитанции о покрываемых расходах.
Суточные для самостоятельно занятых лиц
Самостоятельно занятые лица могут использовать суточные только для стоимости питания. Как и другие сотрудники, работающие не по найму лица должны вести учет отчетов о расходах с указанием даты, места и цели командировки. Хранение квитанций также может потребоваться, хотя в тех случаях, когда это не так, все равно стоит придерживаться их.
Типы суточных платежей
Компании обрабатывают суточные платежи по-разному. Как отмечалось выше, они могут выпускать кредитные карты, покрывать полные или частичные расходы, предлагать фиксированные ставки или требовать от сотрудников покрывать расходы из своего кармана для возмещения расходов позднее.
Суточные платежи могут покрывать деловые расходы полностью или частично. Компании могут использовать суточные для проживания и питания или суточные для покрытия только еды. Например, частичное суточное может составлять 100 долларов США только на питание, а расходы на проживание и непредвиденные расходы оплачиваются из кармана. Некоторые компании выплачивают суточные, выплачивая чеки работнику в качестве указания на то, что он отделен от дохода работника.
Фиксированные цены
Бизнес, который реализует фиксированный суточный метод для коммерческих расходов, обычно платит сотруднику фиксированную сумму в день. Например, суточные для консультанта по информационным технологиям (ИТ), работающего в течение недели в другом городе, могут составлять 200 долларов в день - 100 долларов за проживание, 50 долларов за еду и 50 долларов за непредвиденные расходы.
Случайные расходы - это расходы, которые не определены конкретно, но определяются по усмотрению сотрудников. К дополнительным расходам могут относиться расходы на транспорт, услуги прачечной, интернет, обслуживание номеров, советы для серверов и т. Д. Если сотрудник использует свой личный автомобиль в командировке, ему будет выплачена компенсация в соответствии со ставкой возмещения миль Службы внутренних доходов (IRS) - необязательной ставкой, используемой для расчета вычитаемых расходов на эксплуатацию транспортного средства в деловых целях.
Вне карманные расходы
В тех случаях, когда сотрудники обязаны оплачивать свои расходы авансом и самостоятельно, компании обычно требуют от них подачи претензий. Если претензии одобрены для личных расходов, фирмы выдают своим сотрудникам компенсацию за деловые расходы. Этот метод требует гораздо больше времени, так как он требует от персонала рассмотрения претензий и поступлений, утверждения или отклонения запросов на возмещение расходов и выдачи платежей сотрудникам.
Преимущества суточных платежей
Компании, которые используют авансовые платежи и / или кредитные карты компании, экономят сотрудникам время и хлопоты, связанные с хранением и хранением квитанций. Если оплата была покрыта за суточные, а стоимость ниже суточной суммы, то оплата утверждается без необходимости документирования. Если назначенная сотрудником стоимость питания составляет 100 долл. США в день, любая сумма, потраченная на питание в день, равную или ниже 100 долл. США, не требует деловых квитанций. Однако работник тратит больше этой суммы на еду, квитанции нужно будет подать в его или ее отдел кадров.
Что происходит с избытком денег? Сотрудники могут сохранить деньги, которые не были потрачены. Это может послужить стимулом для экономных расходов со стороны сотрудников, которые любят экономить деньги.
