Для малого бизнеса с небольшим количеством транзакций опытный владелец бизнеса может использовать Excel в качестве замены бухгалтерского программного обеспечения. В Excel есть все инструменты, необходимые для создания и ведения главной книги, но для этого требуется четкое понимание основ бухгалтерского учета и внимание к деталям. Для владельцев бизнеса, которые не уверены, готовы ли они или имеют ресурсы для инвестирования в бухгалтерское программное обеспечение, Excel может стать хорошим местом для начала ведения бухгалтерского учета до тех пор, пока бухгалтерское программное обеспечение не приобретено.
Использование Excel в качестве Главной книги
Простая настройка ведения записей должна сначала включать столбцы для даты транзакции, описания транзакции и ссылочного номера, такого как счет или номера чеков. В следующих столбцах будут перечислены все учетные записи, которые будут использоваться в течение года. Тщательное размышление должно идти в выборе счетов, так как будет трудно вернуться и внести изменения позже. Слева направо, первые перечисленные счета должны быть счетами отчета о прибылях и убытках, начиная с доходов и заканчивая расходами. Далее будут счета активов, затем счета обязательств и, наконец, любые счета капитала.
Главная книга использует двойную бухгалтерию для отслеживания всех транзакций компании, и важно иметь четкое понимание этой концепции, прежде чем начать использовать Excel в качестве главной книги.
Что такое двойная бухгалтерия?
Если это новая компания, первой транзакцией, скорее всего, будет капитал, вложенный в компанию. В качестве примера, скажем, предприниматель по имени Джейн решает открыть механический цех. У нее есть 750 000 долларов сбережений, чтобы начать бизнес, и она открывает текущий счет на средства.
Используя концепции бухгалтерского учета с двойной записью, Джейн знает, что эта транзакция увеличит денежный счет компании (дебетовая запись) и будет компенсирована увеличением счета собственного капитала владельца (кредитная запись). В этой системе Excel все дебетовые записи должны быть записаны как положительные значения, в то время как все кредитовые записи должны быть записаны с отрицательными значениями.
В этом примере Джейн должна ввести дату транзакции и описание, такое как «капитальные вложения», в первой строке таблицы. Затем она поместит положительную запись в размере 750 000 долларов США в столбец «денежный» счет электронной таблицы и отрицательную запись в размере 750 000 долларов США в столбец «собственный капитал» таблицы. Чтобы проверить числа, Джейн должна использовать формулу Sum, чтобы все записи в каждой строке равнялись нулю долларов.
Оттуда Джейн продолжит вводить строку для каждой транзакции. Если она приобретает оборудование за наличные компании, Джейн вводит транзакцию, чтобы показать дебетовую или положительную запись в столбце счета «оборудование» и кредитную или отрицательную запись в столбце счета наличными. Если она продает услуги механической обработки клиенту, она записывает кредит на счет «выручки» и дебет на счет «собственного капитала».
Наконец, итоговое значение для каждого столбца счета должно быть суммировано в нижней части таблицы. Сумма всех счетов доходов может быть сложена вместе для расчета текущего чистого дохода. Другие столбцы могут быть настроены по мере необходимости для расчета, например, общих активов, общих обязательств и общего капитала.
