Что такое виртуальный офис?
Виртуальный офис предоставляет предприятиям физический адрес и услуги, связанные с офисом, без накладных расходов на длительную аренду и административный персонал. В виртуальном офисе сотрудники могут работать из любого места, но при этом у них есть такие вещи, как почтовый адрес, услуги автоответчика, комнаты для совещаний и видеоконференции.
Как работают виртуальные офисы
Виртуальные офисы работают как единое целое для обслуживания клиентов, но не существуют в фиксированном месте. Этот тип настройки особенно популярен среди стартапов и малых предприятий, которые хотят минимизировать накладные расходы. Создание программного обеспечения и услуг для офисной работы на основе веб-технологий, таких как видеоконференции, помогло стимулировать рост виртуальных офисов.
Ключевые вынос
- Виртуальный офис - это компания, которая работает как единое целое и имеет физический почтовый адрес, но не существует в одном конкретном месте. Разработка таких инструментов, как видеоконференции и службы обмена сообщениями, привела к увеличению использования виртуального офиса. виртуального офиса гораздо меньше, чем традиционного офиса, и поэтому этот тип установки популярен среди малых предприятий и стартапов. Виртуальный офис расширяет возможности работы для сотрудников и возможности найма для бизнеса. Хотя виртуальный офис обычно менее дорогой вариант для бизнеса, некоторые услуги, такие как автоответчик и видеоконференции, могут иметь ограниченный доступ.
Виртуальный офис также может привести к повышению производительности, поскольку его услуги освобождают работников от административных задач, а также обеспечивают работу. Каждый сотрудник может работать в наиболее удобном для него месте, и бизнес не ограничивается наймом сотрудников, которые живут на месте.
Поскольку все больше людей находят способы удаленной работы, преимущества виртуального офиса сразу же становятся заметными. Однако не все так просто, как кажется. Некоторые могут обнаружить, что планирование виртуального офисного пространства ничем не отличается от трудоемких конфликтов планирования, присущих физическому офису.
Преимущества и недостатки виртуального офиса
Привлекательность виртуального офиса для пользователей имеет два аспекта. Во-первых, ежемесячная стоимость виртуального офиса намного меньше, чем у традиционного офиса. В конце концов, у него нет затрат на техническое обслуживание и содержание, а также нет необходимости в персонале. Виртуальный офис также может быть защищен с помощью ежемесячной аренды, что обеспечивает большую гибкость при изменении бизнес-процессов пользователя (не нужно ждать истечения срока аренды или нести стоимость нарушенной аренды).
Затраты на использование виртуального офиса могут составлять всего 50 долларов США за членский взнос и 250 долларов США в месяц или более за месячную аренду основных услуг. Чем больше услуг добавлено, тем дороже это будет.
Во-вторых, виртуальный офис может предоставлять почтовый адрес, телефонный ответ и услуги видеоконференцсвязи. Поэтому малый бизнес может показаться большим, чем он есть. Он также может предоставить физический адрес (или несколько адресов) для пользователей, чтобы встретить клиентов. Иногда адрес может придать ауру престижа пользователю виртуального офиса, например, если адрес является известным местом или улицей. Профессиональный автоответчик может иметь такой же эффект.
Некоторые из услуг, которые предлагает организация виртуального офиса, требуют предварительного планирования для использования. Например, многие пакеты поставляются с ограниченным использованием конференц-залов или с ограниченными услугами телеконференций и видеоконференций. Виртуальные офисы также могут иметь ограниченный доступ по ночам и выходным. Пользователи могут счесть недостаток гибкости ограничивающим и неудобным. Существует также возможность отвлечься от работы на дому, и поэтому некоторые работники могут быть не столь продуктивны при работе в среде виртуального офиса.
