Что такое запрос предложений (RFP)?
Запрос предложений (RFP) - это деловой документ, в котором объявляется и предоставляется подробная информация о проекте, а также запрашиваются предложения от подрядчиков, которые помогут завершить проект. Большинство организаций предпочитают использовать RFP, и во многих случаях правительства используют только запросы предложений. Запрос на предложение для конкретной программы может потребовать от компании пересмотра предложений, чтобы проверить их выполнимость, состояние компании, предлагающей цену, и способность участника делать то, что предлагается.
Ключевые вынос
- Запрос на предложение - это объявление о финансировании проекта, размещаемое организацией, для которой компании подают заявки. В запросе предложений изложены процесс проведения торгов и условия контракта, а также указывается порядок форматирования заявки. РЦП используются главным образом правительственными учреждениями для получения максимально низкой ставки..RFP позволяют запрашивающей компании получать несколько участников торгов.
Понимание запросов на предложение (RFP)
В запросах предложений изложены процесс проведения торгов и условия контракта, а также даны рекомендации по форматированию и представлению заявок. Они обычно зарезервированы для сложных проектов. Эти запросы определяют характер проекта и критерии оценки, раскрывающие, как оцениваются предложения. Запросы могут включать в себя техническое задание, описывающее задачи, которые должны быть выполнены победителем, и график предоставления готовой работы. Они также включают информацию об организации-эмитенте и сфере ее деятельности.
Запросы предложений также направляют участников торгов на то, как подготовить предложения. Они могут обрисовать в общих чертах инструкции относительно того, какую информацию должен предоставить участник тендера, и желаемый формат.
Предложение не должно быть слишком подробным, так как оно может помешать творчеству подрядчика, и оно не должно быть настолько расплывчатым, чтобы подрядчик оставался в тупике.
Большинство запросов предложений представлены государственными органами и другими организациями, работающими в государственном секторе. Как правило, они должны открыть конкуренцию среди частных компаний, чтобы сделать процесс справедливым. Чтобы сохранить расходы на низком уровне, эти агентства хотят, чтобы они получали самую низкую и наиболее конкурентоспособную ставку.
Причина, по которой организация может выставить RFP, состоит в том, чтобы получить несколько предложений. Поиск организации может извлечь выгоду из нескольких участников торгов и перспектив. Например, бизнес, который хочет изменить свой процесс отчетности с бумажной системы на компьютерную систему, может подать запрос на предложение аппаратного, программного обеспечения и обучения пользователей для создания и интеграции новой системы в бизнес.
Требования к заявке на предложение
Правительственные агентства или другие организации могут быть обязаны подавать запросы на предложения, чтобы обеспечить полную и открытую конкуренцию, чтобы снизить стоимость решения. Принятие предложения, наиболее отвечающего спецификациям, не всегда означает самую низкую цену.
Умелое создание запроса на предложение может диктовать успех или неудачу полученного решения. Если указанные требования слишком расплывчаты, участник тендера не может разработать и внедрить полное решение проблемы. Если требования слишком подробны и ограничительны, творческий потенциал и инновации участников торгов могут быть ограничены.
Процесс запроса предложений начинается с составления запроса на предложение. Участники торгов рассматривают ходатайства и представляют предложения по улучшению. После осуществления обратной связи выдается окончательный запрос предложения. Участники торгов подают свои предложения. Заказчик выбирает небольшую группу участников и вступает в переговоры о ценах и технических деталях. Заказчик может попросить остальных участников тендера представить наилучшее и окончательное предложение до заключения контракта. Контракт представлен компании, предоставляющей лучшее решение вопроса.
Пример запроса предложения
Скажем, например, Федеральное управление железных дорог выпускает запрос предложений о финансировании, проектировании, строительстве, эксплуатации и обслуживании высокоскоростной железнодорожной системы. Заинтересованные стороны представляют предложения, отвечающие требованиям, изложенным в документе. На основании предложений, полученных в установленный срок, Департамент транспорта создает комиссии для дальнейшего рассмотрения и разработки предложений. DOT выбирает предложение, наиболее соответствующее его целям, и нанимает компанию для выполнения работы.
