Что такое отрицательное подтверждение?
Отрицательное подтверждение - это письмо или документ, требующий, чтобы получатель отвечал отправителю только в том случае, если возникла проблема с содержанием сообщения или получатель хотел отказаться от события, на которое направлено письмо.
Отрицательные письма-подтверждения могут использоваться во многих типах деловых ситуаций и часто используются в индустрии финансовых услуг. Цель сообщения - уменьшить количество входящих ответов, которые организация получает в ответ на письмо, отправленное ее клиентской базе. В ситуации с отрицательным подтверждением или отрицательным согласием компания или организация, отправляющая сообщение, получает ответы только от голосов «нет», а не от всех, независимо от их мнения.
Понимание отрицательного подтверждения
Отрицательные подтверждения часто используются аудиторами и включают документ, отправленный образцу клиентов компании, с просьбой ответить, только если они обнаружат расхождение между своими книгами и счетом, записанным в финансовой отчетности аудируемой компании. Отрицательное подтверждение обычно используется, когда в бухгалтерском контроле компании исторически было очень мало ошибок и, таким образом, он считается сильным. Компания просит перепроверить номера и только подтвердить, если есть расхождение.
Отправка отрицательного подтверждения в противоположность положительному подтверждению, которое требует ответа, может сэкономить время, которое будет потрачено на отслеживание ответов и отслеживание с не отвечающими получателями. Отрицательное подтверждение - это просто способ для бухгалтера убедиться, что обе компании сообщают одинаковые цифры.
Ключевые вынос
- Отрицательное подтверждение - это письмо или документ, требующий, чтобы получатель отвечал отправителю только в том случае, если возникла проблема с содержанием сообщения или если получатель хотел отказаться от события, на которое направлено письмо. Отрицательные письма-подтверждения часто используются в отрасль финансовых услуг, включая бухгалтеров, желающих проверить финансовую информацию клиента. Отрицательные подтверждения помогают сократить количество входящих ответов, которые организация получает в ответ на письмо, отправленное ее клиентской базе.
Примеры отрицательных подтверждений
Отрицательные подтверждения имеют много приложений, которые включают как бухгалтеров, так и компаний, предоставляющих финансовые услуги.
Пенсионные планы сотрудников
Отрицательные письма-подтверждения часто отправляются с планами 401 (k), которые имеют функцию автоэскалации. При автоэскалации процент от зарплаты сотрудника, вносимой в каждый период оплаты, автоматически увеличивается каждый год.
Цель этого автоматически увеличивающегося уровня сбережений - помочь людям сэкономить больше денег для выхода на пенсию. За месяц или около того до того, как произойдет эскалация, хранитель отправит отрицательное подтверждение или письмо с отрицательным согласием. В письме сообщается участнику, что повышение взноса произойдет, если только участник не свяжется с регистратором 401 (k) и откажется от увеличения, чтобы сохранить свою текущую ставку взноса.
Учет выручки
Отрицательный запрос также можно использовать для учета продаж у производителя автомобилей. Согласно книгам, производитель продал дилеру 200 автомобилей на общую сумму 6 миллионов долларов. В отрицательном подтверждающем письме будет указано, что, если цифра в 6 миллионов долларов была точной, нет необходимости отвечать. Однако, если сумма выручки составила всего 5 миллионов долларов, производитель должен был бы уведомить бухгалтера о несоответствии в книгах дилерского центра.
Отрицательные подтверждения - это профессиональный способ сказать: «Не отвечай мне, если не возникнет проблема».
