Содержание
- 1. АИС Люди
- 2. Процедуры и инструкции
- 3. Данные АИС
- 4. Программное обеспечение AIS
- 5. ИТ-инфраструктура
- 6. Внутренний контроль
- Как АИС работает в реальной жизни
- Суть
Информационная система бухгалтерского учета (AIS) - это структура, которую бизнес использует для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления своих финансовых данных, чтобы их могли использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, финансовые директора (CFO), аудиторы, регуляторы и налоговые органы.
Специально обученные бухгалтеры работают с AIS, чтобы обеспечить высочайший уровень точности финансовых транзакций и ведения записей в компании, а также сделать финансовые данные легкодоступными для тех, кто на законных основаниях нуждается в доступе к ним, при этом сохраняя данные в целости и сохранности, Информационные системы учета обычно состоят из шести основных компонентов: люди, процедуры и инструкции, данные, программное обеспечение, инфраструктура информационных технологий и внутренний контроль. Давайте посмотрим на каждый компонент подробно.
Введение в бухгалтерские информационные системы
1. АИС Люди
Люди в АИС - просто пользователи системы. Профессионалы, которым может понадобиться использовать AIS организации, включают бухгалтеров, консультантов, бизнес-аналитиков, менеджеров, финансовых директоров и аудиторов. АИС помогает различным отделам компании работать вместе.
Например, руководство может установить цели продаж, для которых сотрудники могут затем заказать соответствующий объем запасов. Заказ на инвентаризацию уведомляет бухгалтерию о новой кредиторской задолженности. Когда продажи осуществляются, продавцы могут вводить заказы клиентов, бухгалтерия может выставлять счета клиентам, склад может собирать заказ, отдел отгрузки может отправлять его, а бухгалтерия получает уведомление о новой дебиторской задолженности. Затем отдел обслуживания клиентов может отслеживать отгрузки клиентов, а система может создавать отчеты о продажах для управления. Менеджеры также могут видеть стоимость запасов, стоимость доставки, стоимость производства и так далее.
С хорошо разработанной AIS каждый в организации, который уполномочен делать это, может получить доступ к одной и той же системе и получить одну и ту же информацию. AIS также упрощает получение информации людям за пределами организации, когда это необходимо.
Например, консультанты могут использовать информацию в AIS для анализа эффективности структуры ценообразования компании, просматривая данные о затратах, данных о продажах и доходах. Кроме того, аудиторы могут использовать эти данные для оценки внутреннего контроля компании, ее финансового состояния и соответствия Закону Сарбейнса-Оксли (SOX).
АИС должна быть разработана с учетом потребностей людей, которые будут ее использовать. Система также должна быть простой в использовании и должна улучшаться, а не мешать эффективности.
2. Процедуры и инструкции
Процедура и инструкции AIS - это методы, которые она использует для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы являются как ручными, так и автоматическими. Данные могут поступать как из внутренних источников (например, сотрудников), так и из внешних источников (например, онлайн-заказы клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в программное обеспечение AIS - они также должны быть «закодированы» в сотрудников посредством документации и обучения. Чтобы быть эффективными, процедуры и инструкции должны соблюдаться последовательно.
3. Данные АИС
Для хранения информации AIS должна иметь структуру базы данных, такую как язык структурированных запросов (SQL), компьютерный язык, обычно используемый для баз данных. АИС также потребуются различные экраны ввода для разных типов пользователей системы и ввода данных, а также разные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации.
Данные, содержащиеся в AIS, представляют собой всю финансовую информацию, относящуюся к деловой практике организации. Любые бизнес-данные, которые влияют на финансы компании, должны попадать в АИС.
Тип данных, включаемых в AIS, будет зависеть от характера бизнеса, но может состоять из следующего:
- Заказы на продажуУчетные ведомости клиентовОтчеты по анализу продажПодписки на покупкуВыполненные счета-фактурыПроверьте регистрыИнвентарные данныеПроизводственная ведомостьВремя веденияВременная информация
Затем эти данные можно использовать для подготовки бухгалтерских отчетов и отчетов, таких как устаревание дебиторской задолженности, графики амортизации / амортизации, пробный баланс, прибыли и убытки и т. Д. Наличие всех этих данных в одном месте - в АИС - облегчает ведение делопроизводства, отчетность, анализ, аудит и принятие решений. Чтобы данные были полезны, они должны быть полными, правильными и актуальными.
С другой стороны, примеры данных, которые не попадают в АИС, включают в себя заметки, корреспонденцию, презентации и руководства. Эти документы могут иметь косвенное отношение к финансам компании, но, за исключением стандартных сносок, они на самом деле не являются частью финансовой отчетности компании.
4. Программное обеспечение AIS
Программный компонент AIS - это компьютерные программы, используемые для хранения, поиска, обработки и анализа финансовых данных компании. До появления компьютеров АИС была ручной, бумажной системой, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы АИС. Малые предприятия могут использовать Quickbooks Intuit или Sage 50 Accounting, но есть и другие. Малые и средние предприятия могут использовать SAP Business One. Компании среднего и крупного бизнеса могут использовать Microsoft Dynamics GP, Sage Group, MAS 90 или MAS 200, Oracle PeopleSoft или Epicor Financial Management.
Качество, надежность и безопасность являются ключевыми компонентами эффективного программного обеспечения AIS. Менеджеры полагаются на информацию, которую она выводит, чтобы принимать решения для компании, и им нужна качественная информация для принятия обоснованных решений.
Программы AIS могут быть настроены в соответствии с уникальными потребностями различных типов предприятий. Если существующая программа не соответствует потребностям компании, программное обеспечение также может быть разработано собственными силами с существенным вкладом конечных пользователей или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Система может даже быть передана на аутсорсинг специализированной компании.
Для публично торгуемых компаний, независимо от того, какое программное обеспечение и варианты настройки выбирает бизнес, правила Сарбейнса-Оксли будут в определенной степени определять структуру AIS. Это связано с тем, что правила SOX устанавливают процедуры внутреннего контроля и аудита, которым должны соответствовать публичные компании.
5. ИТ-инфраструктура
Инфраструктура информационных технологий - это просто модное название для оборудования, используемого для работы информационной системы учета. В любом случае, большинство из этих аппаратных средств должно быть у бизнеса, включая компьютеры, мобильные устройства, серверы, принтеры, устройства защиты от перенапряжений, маршрутизаторы, носители данных и, возможно, резервный источник питания. Помимо стоимости, факторы, которые необходимо учитывать при выборе оборудования, включают скорость, возможности хранения и возможность расширения и обновления.
Возможно, самое главное, оборудование, выбранное для AIS, должно быть совместимо с предполагаемым программным обеспечением. В идеале это было бы не просто совместимо, а оптимально - неуклюжая система будет гораздо менее полезной, чем быстрая. Один из способов, с помощью которого компании могут легко удовлетворить требования к совместимости оборудования и программного обеспечения, заключается в покупке готовой системы, которая включает в себя как оборудование, так и программное обеспечение, необходимое бизнесу. Приобретение системы «под ключ» теоретически означает, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей АИС.
Хорошая AIS должна также включать план обслуживания, обслуживания, замены и обновления компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.
6. Внутренний контроль
Внутренний контроль AIS - это меры безопасности, которые он содержит для защиты конфиденциальных данных. Они могут быть такими же простыми, как пароли, или такими же сложными, как биометрическая идентификация. АИС должна иметь внутренний контроль для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа для авторизованных пользователей, включая некоторых пользователей внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам лицами, которым разрешен доступ только к отдельным частям системы.
АИС содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но и ее сотрудникам и клиентам. Эти данные могут включать номера социального страхования, информацию о зарплате, номера кредитных карт и т. Д. Все данные в AIS должны быть зашифрованы, а доступ к системе должен быть зарегистрирован и отслежен. Системная активность также должна отслеживаться.
АИС также требует внутреннего контроля, который защищает ее от компьютерных вирусов, хакеров и других внутренних и внешних угроз безопасности сети. Он также должен быть защищен от стихийных бедствий и скачков напряжения, которые могут привести к потере данных.
Как АИС работает в реальной жизни
Мы видели, как хорошо спроектированная AIS позволяет бизнесу бесперебойно работать ежедневно или мешает его работе, если система плохо спроектирована. Третье применение AIS заключается в том, что, когда у предприятия возникают проблемы, данные в его AIS могут использоваться для раскрытия истории того, что пошло не так.
Примеры WorldCom и Lehman Brothers приводят два примера.
В 2002 году внутренние аудиторы WorldCom Юджин Морс и Синтия Купер использовали AIS компании, чтобы раскрыть 4 миллиарда долларов в мошеннических распределениях расходов и других учетных записях. Их расследование привело к прекращению деятельности финансового директора Скотта Салливана, а также нового закона - статьи 404 Закона Сарбейнса-Оксли, который регулирует внутренний финансовый контроль и процедуры компаний.
При расследовании причин крушения Lehman, анализ его AIS и других систем данных был ключевым компонентом, наряду со сбором и проверкой документов, а также опросом свидетелей. Поиски причин неудачи компании «потребовали тщательного изучения и анализа операционных систем Lehman, связанных с торговлей, оценкой, финансами, бухгалтерским учетом и другими данными», согласно отчету эксперта из девяти томов на 2200 страниц.
Системы Lehman предоставляют пример того, как АИС не должна быть структурирована. В отчете эксперта Антона Валукаса говорится: «На момент подачи банкротства Lehman поддерживал более 2600 программных систем и приложений… Многие из систем Lehman были загадочными, устаревшими или нестандартными».
Экзаменатор решил сосредоточить свои усилия на 96 системах, которые оказались наиболее актуальными. Этот экзамен требовал обучения, изучения, проб и ошибок только для того, чтобы научиться пользоваться системами.
В отчете Valukas также отмечалось: «Системы Lehman были сильно взаимозависимы, но их взаимосвязи было трудно расшифровать и плохо документировали. Потребовались чрезвычайные усилия, чтобы распутать эти системы, чтобы получить необходимую информацию».
Суть
Все шесть компонентов AIS работают вместе, чтобы помочь ключевым сотрудникам собирать, хранить, управлять, обрабатывать, извлекать и сообщать свои финансовые данные. Наличие хорошо разработанной и поддерживаемой системы бухгалтерской информации, которая является эффективной и точной, является неотъемлемым компонентом успешного бизнеса.
