Дебетовые записки являются формой доказательства того, что одна компания создала законную дебетовую запись в ходе работы с другой компанией. Это может произойти, когда покупатель возвращает материалы поставщику и ему необходимо подтвердить возмещенную сумму. В этом случае покупатель выдает дебетовую накладную, отражающую бухгалтерскую транзакцию.
Компания может выдать дебетовую записку в ответ на полученную кредитную записку. Ошибки (часто начисления процентов и сборы) в счете-фактуре продажи, покупки или займа могут побудить фирму выпустить дебетовую записку, чтобы помочь исправить ошибку.
Ключевые вынос
- Дебетовая записка - это письменная транзакция, в которой говорится, что одна компания предприняла финансовые действия в результате работы с другой компанией; примечание соответствует дебетовому примечанию в бухгалтерском журнале. В деловых операциях используются как дебетовые, так и кредитовые примечания; все примечания датированы, включают в себя серийный номер, описание транзакции, подробности возврата и подписи вовлеченных людей. Типичным примером дебетовой накладной является счет-фактура с недостаточным счетом, который поставщик позднее попытался исправить. магазин, возвращающий товары своему поставщику и желающий получить возмещение, будет еще одним примером.
Дебетовые ноты в сделках
Дебетовые и кредитные ноты почти всегда участвуют в транзакциях между предприятиями (B2B). Они соответствуют дебетовым и кредитовым записям в бухгалтерских журналах, которые также служат доказательством предыдущей бизнес-операции. Они также могут упоминаться как дебетовые авизо.
Как правило, все дебетовые заметки включают одну и ту же общую информацию: дату примечания, серийный номер, краткое описание предыдущей бизнес-операции, сведения о возвращенных товарах (включая налоги с продаж и ссылку на счет-фактуру) и подписи соответствующей компании. органы власти.
Скорее всего, вы услышите о дебетовой записке после выставления счета с заниженным счетом. Предположим, что поставщик отправил клиенту материалы на сумму 10000 долларов США, но отправил счет только на сумму 9500 долларов США. Осознав свою ошибку, поставщик может подать дебетовую записку своему клиенту на разницу в 500 долл. США, чтобы решить эту проблему и внести любые коррективы в свои бухгалтерские записи.
Дебетовые записки, дебетовые авизо, дебетовые квитанции и счета-фактуры имеют схожий характер и являются законными документами, которые демонстрируют финансовые операции между предприятиями; однако термин «дебетовое квитанция» редко, если вообще используется, используется в транзакциях B2B.
Дебетовые квитанции
Существует некоторая двусмысленность между терминами «дебетовая записка» и «дебетовая квитанция». Иногда дебетовая квитанция используется взаимозаменяемо с дебетовой запиской - в других случаях дебетовые квитанции предназначены только для описания письменных записей, подтверждающих, что клиент должен компании деньги. Редко можно увидеть термин дебетового чека, используемый для транзакций B2B.
Счета-фактуры
Дебетовая накладная или дебетовая квитанция очень похожи на счет. Основное различие заключается в том, что в счетах всегда указывается продажа, где дебетовые векселя и дебетовые квитанции отражают корректировки или возврат по сделкам, которые уже имели место.
Дебетовые накладные также могут быть заменены традиционными счетами, если предоставляются товар или услуга, которые выходят за рамки обычной сферы деятельности. Это помогает различать транзакции для обоих бухгалтерских отделов, а также не позволяет компании-эмитенту создавать счета-фактуры нового типа.
В2В транзакции обычно основаны на продлении кредита, когда поставщик отправляет партию компании до получения оплаты, а затем выставляет счет компании на сумму, подлежащую оплате после доставки; дебеты и кредиты - это метод учета, используемый для отслеживания этих транзакций.
Возврат материалов
Думайте о дебетовых нотах как о претензиях к бизнес-ошибкам В случае возврата товаров от покупателя поставщику или поставщику в дебетовом авизо указывается изменение в книгах покупателя (бухгалтерские журналы) и запрашивается возвращенный кредит. Поставщик / продавец часто отправляет кредитную записку в качестве доказательства отмены.
Например, рассмотрим случай, когда компания XYZ возвращает материал своему поставщику, компании ABC. Для подтверждения суммы, подлежащей возмещению, XYZ составляет дебетовую записку. Первоначальная покупка была за 5000 долларов США, поэтому в дебетовой записке должна быть указана стоимость материалов плюс ставки местного налога с продаж. Налоги и стоимость товаров всегда должны быть отдельными статьями в примечании.
После получения ABC должна создать небольшую кредитную банкноту в качестве подтверждения понимания, а затем приступить к возмещению (или предложить кредит) XYZ (при условии, что дебетовая банкнота содержала правильную информацию).
Проценты / комиссия к получению
Предположим, что одна компания обязана предоставить кредитору или комиссию третьей стороне за оказанные услуги. В таком случае дебетовая нота обычно выдается для ответа на полученную кредитную ноту, но должник всегда может выдать ее без подтверждения.
Дебетовые накладные на дебиторскую задолженность являются общими для материнских компаний и дочерних компаний. Дебетовые векселя к получению процентов могут использоваться для корректировки предыдущих платежей или в качестве простой формы ведения учета.
