Одной из проблем, с которой приходится сталкиваться владельцам малого бизнеса, является соблюдение многих обязательств по местным, государственным и федеральным налогам. В то время как большинство владельцев бизнеса нанимают бухгалтера или налогового специалиста для решения вопросов, связанных с налогами, понимание налоговой системы важно для тех, кто несет основную ответственность за выполнение всех налоговых обязательств. Эта статья будет посвящена обязательствам владельца бизнеса в отношении налогов на заработную плату. (Узнайте, как вычеты из заработной платы могут снизить ваш личный подоходный налог, в разделе «Выплаты по заработной плате».)
Обязательства по налогу на заработную плату Любое предприятие с работниками обязано удерживать налоги на заработную плату из зарплаты работников и платить соответствующие федеральные, штатные и местные налоги. Налоги, обычно удерживаемые с зарплат сотрудников, включают в себя FICA (налоги Medicare и социального обеспечения) и федеральные, штатные и местные подоходные налоги, если применимо. Другие удерживаемые обязательства включают FUTA (Федеральный закон о налоге на безработицу) и, в таких штатах, как Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Род-Айленд, налоги на страхование по нетрудоспособности. Невыплата налогов или пропуск платежа могут привести к большим штрафам и штрафам, поэтому важно рассчитать сумму причитающихся налогов на заработную плату и своевременно их выплатить. (Правильный учет необходим для малого бизнеса. Прочтите « Шесть шагов к лучшему бюджету для бизнеса», чтобы узнать, как управлять доходами и расходами.)
Если владелец малого бизнеса не имеет внешних сотрудников, но зарегистрирован, вышеуказанные правила применяются и к зарплате владельца, потому что он или она, по сути, является единственным сотрудником корпорации. Если предприятие не зарегистрировано и в нем нет работников, владельцу необходимо будет платить предполагаемые налоги на доходы от самостоятельной занятости каждый квартал. (Прочитайте, если вы включаете свой бизнес? Чтобы узнать, будет ли эта структура бизнеса выгодной для вас.)
Расчет налогов на заработную плату Существует три шага для расчета налогов на заработную плату:
- Определить налогооблагаемых работников Определить налогооблагаемой заработной платыРасчитать удержанные суммы
Облагаемые налогом работники Работники могут быть работниками или независимыми подрядчиками. С работниками обращаются как с облагаемых налогом работников, облагаемых налогом на заработную плату, в то время как независимые подрядчики несут ответственность за уплату собственных налогов. Обычно работники считаются работниками, если у вас есть право руководить и контролировать то, как они выполняют свою работу, а не только результаты работы. Однако границы между независимыми подрядчиками и работниками не всегда четко определены. Чтобы помочь владельцам бизнеса определить, какие работники являются облагаемыми налогом работниками, IRS имеет правила общего права, которые включают поведенческие, финансовые и тесты отношений.
Поведенческий тест Работник - это работник, когда работодатель имеет право руководить и контролировать работника. Работодатель не обязан фактически руководить или контролировать работника, но имеет право сделать это.
Финансовый тест Этот тест проверяет степень контроля работодателя над финансовыми аспектами работы. В некоторых профессиях наличие значительного контроля над расходными материалами, используемыми для работы, подтверждает статус работника как независимого подрядчика.
Один определенный способ отличить независимого подрядчика от работника - это доступность услуг. Независимый подрядчик не привязан к одной компании и может рекламировать услуги; работник не может рекламировать услуги, если он или она не работает за пределами компании в качестве независимого подрядчика.
Тест на отношения Этот тест относится к тому, как работодатель и работник воспринимают свои отношения. Если ожидается, что отношения между работодателем и работником будут продолжаться до конца конкретного проекта или в течение определенного периода времени, то работник является независимым подрядчиком. С другой стороны, если отношения не имеют или имеют границы, работник является облагаемым налогом работником. (Подробнее об отношениях, необходимых для малого бизнеса, читайте « Малый бизнес: все дело в отношениях» .)
Налогооблагаемая заработная плата Налогооблагаемая заработная плата является компенсацией за оказанные услуги и может включать в себя заработную плату, бонусы или подарки. Некоторые формы компенсации, такие как возмещение расходов на командировки или питание, не считаются налогооблагаемой заработной платой. Чтобы расходы не облагались налогом, сотрудники должны проверить их с помощью квитанций или отчетов о расходах. Они также должны быть необходимыми, разумными и связанными с бизнесом. (Если вы несете связанные с бизнесом расходы, следите за тем, чтобы ваши квитанции были в порядке. Прочитайте 10 шагов по подготовке к налогам для получения информации о планировании до 15 апреля.)
Расчет удержания После того, как вы выяснили, какие работники квалифицируются как облагаемые налогом работники, а какая заработная плата является налогооблагаемой заработной платой, следующим шагом является определение суммы, которую вы должны удерживать для федеральных, штатных и местных налогов, а также для FICA и FUTA.
Федеральные налоги Каждая зарплата должна удерживать федеральные подоходные налоги за соответствующий период. В IRS есть два набора налоговых таблиц, которые работодатели могут использовать для расчета удерживаемых сумм: таблицы размера зарплаты и таблицы процентов.
Таблицы шкалы заработной платы разделены на пять различных периодов расчета (ежедневный, еженедельный, двухнедельный, полумесячный и ежемесячный). Чтобы определить суммы удержания, работодатели выбирают применимый период оплаты и размер заработной платы для сотрудников, затем читают через таблицу в столбце, который показывает количество заявленных исключений.
Таблицы процентов доступны для восьми периодов начисления заработной платы (ежедневно, еженедельно, раз в две недели, полугодия, месяца, квартала, полугода и года) и разделены по семейному положению. Работодатели начинают с снижения заработной платы на величину заявленных льгот. Затем они используют таблицу, соответствующую семейному положению сотрудника, и ищут сумму удержания в зависимости от размера заработной платы.
Как владелец бизнеса, вы обязаны взглянуть на два набора таблиц и определить, какой из них подходит для вашего бизнеса. Таблицы процентов являются более инклюзивными с точки зрения периодов начисления заработной платы, поэтому, если вы находитесь в ситуации, когда разные сотрудники получают заработную плату в разные периоды начисления заработной платы, то таблица с процентами должна быть предпочтительной таблицей. Например, если вашим сотрудникам платят ежеквартально, процентные таблицы будут более подходящими, чем таблицы с ограничением заработной платы. Чтобы получить эти таблицы, позвоните в IRS или зайдите на сайт http://www.irs.gov/ и попросите публикации 15 и 15-A.
Государственные налоги
В большинстве штатов используются таблицы, подобные таблицам федеральных налогов, и вы можете получить их, перейдя в раздел налогов на веб-сайте вашего штата или связавшись с администрацией малого бизнеса. Вам не нужно удерживать налоги штатов в юрисдикциях, в которых не взимаются налоги штатов с доходов, таких как Аляска, Флорида, Техас, Вайоминг и Вашингтон. Другие исключения включают штаты, в которых налоги на доходы физических лиц составляют фиксированный процент от федерального налога, например Аризона, и где налоги штатов представляют собой фиксированный процент валовой заработной платы, например штат Пенсильвания.
FICA Федеральный закон о страховых взносах (FICA) является федеральным законом, который требует от работодателей удерживать налоги на социальное обеспечение и медицинскую страховку из заработной платы, выплачиваемой работникам. Это также требует, чтобы работодатель и работник платили половину налога FICA. Налоги на социальное обеспечение и Medicare облагаются как с работника по единой ставке 4, 2% для социального обеспечения, так и с 1, 45% по программе Medicare и единой единой ставкой работодателя, равной 6, 2% и 1, 45% соответственно, создавая комбинированную налоговую ставку FICA в размере 15, 3% (12, 4% для социального обеспечения и 2, 9% для медицинской помощи). Частные предприниматели несут ответственность за уплату всего 13, 3% налога самостоятельно. (Узнайте, как правительство определяет вашу налоговую ставку, в ключе кривой Лаффера к идеальной налоговой ставке .)
В отличие от федеральных и государственных налогов, налоги FICA не зависят от количества исключений, удерживаемых работником. Вы просто умножаете валовую заработную плату работника на соответствующую ставку налога, чтобы определить, сколько вы должны удержать и сколько вы должны заплатить как работодатель. В 2009 и 2010 годах налог на социальное обеспечение распространяется только на первые 106 800 долларов США дохода, также называемые базой заработной платы социального обеспечения. База заработной платы корректируется каждый год с учетом инфляции. У налога Medicare нет предела дохода.
FUTA Налоги по безработице, или FUTA, - это налоги, уплачиваемые исключительно работодателем. Вы должны платить налоги по безработице, если действует одно из следующих условий:
а) Вы выплачиваете заработную плату на общую сумму не менее 1500 долларов в квартал
б)
У вас есть по крайней мере один сотрудник в любой данный день в течение 20 недель в календарном году, независимо от того, являются ли недели последовательными
Ставка налога FUTA на 2011 год составляет 6, 2%, и она взимается с первых 7 000 долларов США на каждого сотрудника. Тем не менее, вы можете потребовать кредиты под ваш валовой налог FUTA, чтобы отразить государственные налоги на безработицу, которые вы платите. Если вы платите налоги по безработице штата в установленный срок, вам разрешается претендовать на кредит в размере 5, 4%, что фактически снижает вашу налоговую ставку FUTA до 0, 8%.
Объединяя все вместе
Расчет налогов на заработную плату может быть очень сложным, и важно отправлять платежи вовремя, чтобы избежать штрафов и просроченных платежей. Федеральные налоговые платежи могут осуществляться либо через Интернет через электронную систему федеральных налоговых платежей (EFTPS), либо через банки, уполномоченные принимать федеральные платежи. Если вы используете последний метод, каждый платеж должен сопровождаться формой 8109, которую можно получить, позвонив в IRS по телефону 1-800-829-4933 или на веб-сайте IRS. Налоги FUTA обычно уплачиваются ежеквартально, а подоходный налог и налог FICA вносятся каждые полгода или ежемесячно. IRS обычно отправляет владельцам бизнеса уведомление в конце каждого года с подробным описанием того, какой метод использовать в предстоящем году.
Как правило, своевременность депозита определяется датой его получения. Тем не менее, отправленный по почте депозит, полученный после установленного срока, будет считаться своевременным, если вы сможете установить, что он был отправлен по крайней мере за два дня до установленного срока. Чтобы узнать больше о платежных ведомостях работодателей малого бизнеса, перейдите по ссылке http://www.irs.gov/ или позвоните в службу поддержки IRS для предприятий по тел. 1-800-829-4933.
Для ознакомления читайте « Налоговый кредит для плановых расходов, понесенных малым бизнесом» .
