Что такое реквизиция?
Заявка относится к процессу официального запроса услуги или товара, обычно с использованием формы заявки на покупку. Процесс заявок - это стандартизированный способ отслеживания и учета всех заявок, сделанных в рамках бизнеса.
Как работает заявка
Заявка инициирует запрос на конкретное действие, а также записывает это действие для последующих потребностей в отчетности. Например, сотрудники компании будут использовать заявку на покупку, если им потребуются дополнительные материалы. Когда-то заявки были сделаны через бумажные формы, но большинство компаний сейчас используют процессы цифровых заявок, которые позволяют легче отслеживать процесс, включая учет соответствующих запасов. Эти типы заявок часто автоматически обновляют инвентарь для лучшего контроля.
Формализованный процесс заявок повышает эффективность и подотчетность во всех точках контакта. В отличие от того, что сотрудники просто берут то, что хотят, когда хотят, заявка на закупку обеспечивает более контролируемый и документированный метод управления внутренними запасами и будущим спросом. Например, в медицинской профессии врачи заполняют форму заявки при запросе лабораторных анализов. Эти цифровые формы включают в себя идентификационную информацию пациента и другую медицинскую информацию, что гарантирует пациентам правильные лабораторные анализы.
Формы заявки обычно включают имя человека, делающего запрос, дату запроса, запрошенные товары, дату доставки, место доставки и отдел, ответственный за выполнение запроса. Формы также включают подпись лица, выполняющего запрос, и дату завершения. В крупных корпорациях с несколькими офисами и централизованными закупками эти процессы реквизиции имеют решающее значение для поддержания производительности сотрудников.
Другой пример процесса реквизиции происходит в мире финансов, когда акционеры выбирают реквизицию совета директоров компании для голосования по предлагаемым решениям. По своей сути процесс заявки - это формализованный документированный ключ процедуры для повышения эффективности в бизнес-среде.
Заявка на покупку или Заказ на покупку?
Заявка является внутренней формой, используемой для закупки товаров и услуг, и не имеет юридических или обязательных договорных обязательств. Заказ на поставку - это договорное соглашение, используемое компаниями при заказе товаров и услуг у внешнего поставщика. Например, компания, заказывающая расходные материалы в офисном магазине, выдаст заказ на покупку с подробным описанием приобретаемых товаров, их ценами, условиями оплаты, сроками доставки и любыми специальными скидками, предлагаемыми для ранней оплаты. Внутренняя форма заявки на покупку в компании предназначена для сотрудников, которые хотят запросить расходные материалы для своих отделов или для себя. Часто эти формы требуют управленческого подтверждения.
