Предприятия используют форму IRS W-9, Запрос идентификационного номера и сертификата налогоплательщика, чтобы получить информацию от поставщиков, которых они нанимают в качестве независимых подрядчиков (также называемых фрилансерами). Когда предприятие платит подрядчику 600 долларов США или более в течение налогового года, оно должно сообщить об этих платежах в Службу внутренних доходов (IRS), используя возврат информации под названием Форма 1099-MISC. Предприятия используют имя, адрес и номер социального страхования или налоговый идентификационный номер, которые подрядчики предоставляют в форме W-9, для завершения возврата этой информации. Ни отправитель, ни получатель не должны отправлять копию в IRS.
Предприятия, которые нанимают независимых подрядчиков, не удерживают подоходный налог и не платят налоги Medicare или Social Security за своих независимых подрядчиков, как это делают их сотрудники. Вместо этого подрядчики несут ответственность за эти обязательства. Тем не менее, IRS все еще хочет знать, сколько получили эти подрядчики, чтобы удостовериться, что они платят налоги, которые они должны, и он использует форму 1099-MISC для сбора этой информации. Предприятия не отправляют форму W-9 в IRS.
Цель формы W-9
Информация, необходимая в форме W-9
Форма W-9 запрашивает имя независимого подрядчика, название компании (если отличается), бизнес-единицу (единоличное владение, партнерство, C-корпорация, S-корпорация, траст / недвижимость, общество с ограниченной ответственностью или «прочее») и налог на бизнес идентификационный номер (или номер социального страхования, для индивидуальных предпринимателей, которые не используют отдельный налоговый идентификационный номер).
Форма W-9 также просит лицо, заполняющее ее, подтвердить, что они не подлежат резервному удержанию. Большинство налогоплательщиков - нет, но если это так, компания, нанимающая независимого подрядчика, должна будет удержать подоходный налог с заработной платы этого подрядчика по фиксированной ставке 24% (для налоговых периодов 2018–2025 гг.) И отправить ее в IRS.
Поскольку форма W-9 требует перечисления налогового идентификатора или номера социального страхования, как лицо, заполняющее ее, так и компания, получающая заполненную форму, должны бережно охранять ее во время передачи и после получения для защиты от кражи личных данных.
Когда вы не должны заполнять W-9
Независимый подрядчик, который получает неожиданный W-9, должен перед тем, как его заполнить, колебаться и выяснить, есть ли у заявителя законные основания для запроса этой формы. Финансовые учреждения иногда используют форму W-9 для запроса информации от клиента, когда им необходимо сообщить о дивидендах или процентах. Будьте осторожны: финансовое учреждение, вероятно, уже должно иметь ваш налоговый номер, с которого вы открыли счет.
Другая ситуация, в которой вы должны колебаться перед заполнением формы W-9, - это если компания, которая просит вас сделать это, является вашим работодателем, и вы должны быть классифицированы как работник, а не независимый подрядчик. Разница существенная.
Сотрудник или независимый подрядчик?
Если вы работник, ваш работодатель будет удерживать подоходный налог, удерживать и платить налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, а также платить налог на безработицу с вашей заработной платы. Если вы независимый подрядчик, это не так. Это означает, что вы будете нести ответственность за долю работодателя в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь, и что вы не будете иметь право на пособие по безработице, если вас уволят.
Недобросовестный или финансово трудный работодатель может попытаться классифицировать работника в качестве независимого подрядчика, чтобы сэкономить деньги. Если вы классифицированы как независимый подрядчик, налоговые «сбережения» вашего работодателя будут из вашего кармана в качестве налога на самозанятость. Вы также несете ответственность за расчет и уплату ваших предполагаемых налогов четыре раза в год и за заполнение Приложения C при подаче годовой налоговой декларации.
Не всегда ясно, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком, но в целом, чем больше у бизнеса контроль над тем, что делают работники и как они это делают, тем выше вероятность того, что они наемные работники. Если ваше чувство Spidey начинает покалывать, когда кто-то, кто нанял вас, называет вас независимым подрядчиком, это хороший знак, и вам следует изучить ситуацию дальше. Начните с обзора IRS обсуждения различий между ними. Если вы работник, вы должны заполнить форму W-4, а не форму W-9.
Вот пример, когда работодатель может законно изменить ваш статус с работника на независимого подрядчика. Вы программист, и вам необходимо прийти в офис с 9 утра до 6 вечера с понедельника по пятницу. Компания предоставляет ваш стол и ваш компьютер.
Начиная со следующего месяца, вам будет необходимо предоставить ваш компьютер. Вы сможете работать из дома или из любого удаленного местоположения, которое хотите, и можете выполнять работу в любое время, когда пожелаете, если ваши назначения выполняются в соответствии с графиком, и вы отвечаете на телефонные звонки и электронные письма, связанные с работой, вовремя.
W-9 часто задаваемые вопросы
Как узнать, подлежит ли я резервному удержанию?
IRS послал вам письмо, сообщающее, что вы подлежите обязательному резервному удержанию? Это могло произойти, если вы не указали все свои проценты и дивиденды в предыдущей налоговой декларации. Если вы не получили это письмо, и если вы указали свой налоговый идентификационный номер для лица, запрашивающего форму W-9, вы не подлежите резервному удержанию. Если вы подлежите резервному удержанию, вычеркните пункт два во второй части формы W-9, прежде чем отправлять его.
Какой самый безопасный способ отправить форму W-9?
Другой вариант - отправить его через такую службу, как FedEx, UPS или почтовую службу, хотя нет никаких гарантий, что ваша форма не будет потеряна, украдена или подделана при транспортировке.
Также нет гарантии, что получатель надежно сохранит форму, даже если вы отправите ее надежно, поэтому вы можете спросить об этом заранее.
Является ли мой бизнес освобожденным субъектом?
Если вы являетесь единственным владельцем, это, вероятно, нет. Если это корпорация, это может быть, если она имеет право на налоговый статус IRS.
У меня есть и идентификационный номер работодателя (EIN), и номер социального страхования. Какой номер мне нужно ввести в форму?
Могу ли я отказаться от заполнения формы W-9?
Конечно. Если вы откажетесь в ответ на законный запрос, ваш клиент удержит налоги с вашей ставки в размере 24%. Бухгалтерия также может посчитать вас неприятными и попросить вашего контактного лица отказаться от дальнейшего сотрудничества с вами. У предприятий есть серьезное обязательство от IRS получить заполненную форму W-9 от любого, кому они платят 600 долларов или больше в течение года. Невыполнение может привести к штрафам.
Помимо клиента, кто может попросить меня заполнить форму W-9?
Банк, брокерская фирма, кредитное учреждение, которое аннулировало задолженность, которую вы должны выплатить, или эмитент выигранного вами приза, все могут попросить. Если вы являетесь гостем «Эллен» во время ее промоушена «12 дней подарков», и продюсеры ток-шоу просят вас заполнить W-9, прежде чем вы уйдете, можно с уверенностью предположить, что запрос является законным. Если вы получили электронное письмо с сообщением о том, что выиграли приз за участие в конкурсе, участие в котором вы не помните, возможно, вы не захотите дать этому человеку W-9.
Остерегайтесь фишинг-атак W-9. Если вы получили запрос по электронной почте для формы W-9 и не уверены, что она законна, свяжитесь с предполагаемым отправителем по телефону (и не используйте номер телефона в подозрительном электронном письме), чтобы узнать, является ли запрос действительным. Злоумышленники искушены и могут сделать сообщение похожим на то, что оно пришло из вашего банка или даже вашего клиента. И если вы получаете электронное письмо от IRS, это определенно попытка фишинга, и вам следует переслать электронное письмо по адресу [email protected]. IRS не инициирует контакт с налогоплательщиками по электронной почте.
Суть
Формы W-9 предназначены для независимых подрядчиков, также называемых фрилансерами. Важно правильно заполнить форму, но только если вы уверены, что это правильная форма для отправки и запрос является законным.