Ваши клиенты будут использовать информацию на вашем W-9, чтобы указать ваше имя, название компании, адрес и идентификационный номер налогоплательщика (TIN) в 1099-MISC, который они подают о вас. Они отправят одну копию 1099-MISC в IRS, а другую копию вам в конце января, после окончания налогового года.
Другие обстоятельства, по которым вас могут попросить заполнить W-9, включают:
- Некоторые операции с недвижимостью: ипотечные проценты, выплачиваемые при приобретении или отказе от обеспеченного имущества
(Подробнее о том, как его использовать - и когда вам нужно ставить под сомнение необходимость его подписания, - прочитайте «Цель формы W-9» .)
Пошаговые инструкции
Форма W-9 - одна из самых простых форм IRS для заполнения, но если налоговые формы заставляют вас нервничать, не беспокойтесь. Мы проведем вас через правильный путь, чтобы завершить его.
Шаг 1: введите свое имя, как показано в налоговой декларации. Легко, правда?
Шаг 2: введите название своей компании или название «неучтенного лица», если оно отличается от имени, которое вы ввели для шага 1. Например, вы можете быть единственным владельцем, но в маркетинговых целях вы не используете свое личное имя в качестве своего Наименование фирмы; вместо этого вы «ведете бизнес как» с каким-то другим именем. Вы могли бы ввести это имя здесь. Что касается неучтенной части сущности, если вы не знаете, что это такое, вы, вероятно, не являетесь ею. Наиболее распространенным типом игнорируемых организаций является компания с ограниченной ответственностью, состоящая из одного члена.
Шаг 3: Какой тип юридического лица вы используете для классификации федерального налога: индивидуальное предпринимательство, партнерство, корпорация C, корпорация S, траст / недвижимость, общество с ограниченной ответственностью или «другое»? Установите соответствующий флажок. Если вы не уверены, вы, вероятно, являетесь единственным владельцем, потому что вам пришлось бы подать много документов, чтобы стать одним из других лиц.
Шаг 4: Исключения. Скорее всего, вы оставите эти поля пустыми. Вот несколько исключений:
1. Получателям, освобожденным от удержания резервных копий, таким как корпорации (в большинстве случаев), может потребоваться ввести код в поле «Код освобожденного получателя». В инструкциях к форме W-9 перечислены освобожденные получатели, их коды и типы платежей, для которых эти коды должны использоваться. Например, корпорации, заполняющие W-9 для получения процентов или выплат по дивидендам, будут вводить код «5».
2. Получатели, которые освобождены от отчетности в соответствии с Законом о налоговом соблюдении иностранных счетов (FATCA), могут ввести код в поле «Код освобождения от отчетности FATCA». Ни один из этих блоков не будет применяться к типичному независимому подрядчику или фрилансеру.
Шаг 5: Укажите свой адрес, город, штат и почтовый индекс. Что если ваш домашний адрес отличается от вашего служебного адреса? Какой адрес вы должны указать в форме W-9? Используйте адрес, который вы будете использовать в налоговой декларации. Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который арендует офис, но вы подаете налоговую декларацию, используя свой домашний адрес, введите свой домашний адрес в форму W-9, чтобы у IRS не возникло проблем с сопоставлением ваших 1099 с формой 1040, Шаг 6: На этом необязательном этапе вы можете указать имя и адрес запрашивающей стороны. Возможно, вы захотите заполнить это поле, чтобы вести учет того, кому вы указали свой налоговый идентификационный номер.
Шаг 7: IRS называет этот раздел частью I, что заставляет вас задуматься о том, какими были все эти шаги, которые вы только что выполнили. Здесь вы должны указать налоговый идентификационный номер вашей компании, который будет либо вашим индивидуальным номером социального страхования (SSN), если вы являетесь единственным предпринимателем, либо идентификационным номером вашего работодателя (EIN), если вы другой тип бизнеса. Теперь у некоторых индивидуальных предпринимателей также есть EIN, но IRS предпочитает, чтобы индивидуальные предприниматели использовали свои SSN в форме W-9. Опять же, это облегчит сопоставление любых 1099, которые вы получаете, с вашей налоговой декларацией, которую вы будете подавать под своим SSN.
Что если ваш бизнес новый и не имеет EIN? Вы все еще можете заполнить форму W-9. IRS говорит, что вы должны подать заявку на свой номер и написать «подал заявку» в поле для ИНН. Вы захотите получить этот номер как можно быстрее, потому что до тех пор, пока вы не сделаете это, вы будете подвергаться резервному удержанию. Вы можете подать заявку на EIN на веб-сайте IRS. См. Инструкции ниже для шага 8, часть II, для получения дополнительной информации об удержании резервной копии.
Шаг 8: В части II вы должны подтвердить достоверность всей своей информации, прежде чем сможете подписать форму W-9. Преднамеренное вложение в налоговую форму может означать, что вам придется заплатить штраф или пойти в тюрьму; IRS не возиться. Перед подписанием формы W-9, вот заявления, которые вы должны подтвердить, под страхом наказания за лжесвидетельство:
Большинство налогоплательщиков освобождены от резервного удержания. Если вы не знаете, о чем здесь говорит IRS, вы, вероятно, освобождены. Если вы не освобождены, IRS уведомит вас, и компания, платящая вам, должна знать, потому что она обязана удерживать подоходный налог с вашей зарплаты по фиксированной ставке 24% и отправить его в IRS. Теперь вы знаете еще одну вескую причину не обманывать свою налоговую декларацию: возможно, вам придется рассказать об этом будущему клиенту, и это может заставить компанию дважды подумать о вас. Пункт (c) в основном говорит о том, что если вы когда-то подвергались резервному удержанию, но это уже не нужно, никто не должен об этом знать.
Если вы постоянный инопланетянин, вы в чистоте. IRS также считает «лицо США» следующим: партнерство, корпорация, компания или ассоциация, созданная или организованная в Соединенных Штатах или в соответствии с законодательством США; домашняя усадьба; и внутренний траст. Если ваш бизнес является партнерством с иностранным партнером, применяются специальные правила; прочитайте о них в инструкции к форме W-9. Если вы не являетесь гражданином США, вам может потребоваться заполнить форму W-8 или форму 8233.
Вам, вероятно, не нужно беспокоиться об этом, что связано с Законом о соблюдении налоговых требований для иностранных счетов.
Еще несколько очков, прежде чем подписать
Форма W-9 предлагает вам вычеркнуть пункт 2 выше, если IRS уведомила вас о том, что вы в настоящее время подлежите резервному удержанию, поскольку вы не указали все проценты и дивиденды в своей налоговой декларации.
Вы можете вычеркнуть пункт 2, если вы заполняете форму W-9 в связи с сделкой с недвижимостью. Пункт 2 не применяется в этом случае, поэтому не имеет значения, подлежит ли резервное копирование.
Теперь, если вы внимательно прочитаете мелкий шрифт в инструкциях W-9, это говорит о том, что большинству людей вообще не требуется подписывать эту форму. Как правило, вы должны подписать его, только если IRS уведомил вас о том, что вы ранее указали неверный ИНН. Помимо технических деталей, однако, человек, который попросил вас заполнить форму W-9, вероятно, сочтет ее неполной или недействительной, если вы не подписали ее, и удачи в попытке убедить их в обратном.
Возвращение формы
Верните заполненную форму W-9 компании, которая попросила вас заполнить ее. В идеале вы должны доставить его лично, чтобы ограничить риск кражи личных данных, но этот метод часто не практичен. Почта считается относительно безопасной. Если вам необходимо отправить форму по электронной почте, вы должны зашифровать как документ, так и ваше сообщение электронной почты, и трижды проверить, что у вас есть правильный адрес электронной почты получателя перед отправкой вашего сообщения. Бесплатные услуги доступны онлайн, чтобы помочь вам сделать это, но проверьте их репутацию, прежде чем доверить им свои документы.
Суть
Предоставление точной информации в вашей форме W-9 поможет гарантировать, что полученные вами платежи - или другие транзакции, для которых требуется эта форма - должным образом сообщаются в IRS. Если вы не уверены в некоторых моментах, таких как правильная классификация вашего бизнеса, проконсультируйтесь с вашим бухгалтером или другим финансовым консультантом.
