Что такое подотчетный план?
Подотчетный план - это план, который следует правилам Службы внутренних доходов (IRS) для возмещения работникам коммерческих расходов, при которых возмещение не учитывается как доход. Это означает, что возмещение не облагается подоходным налогом или отчетом W-2. Однако эти расходы должны быть связаны с бизнесом, чтобы попасть в подотчетный план.
Ключевые вынос
- Подотчетный план - это процесс возмещения сотрудникам их связанных с работой расходов. Подотчетные планы не подлежат налогообложению, поскольку они не считаются формой оплаты труда. Затраты могут считаться частью подотчетного плана только в том случае, если они связанные, точно сообщенные, и если возвращены избыточные компенсации. Если возмещенная стоимость считается не подотчетной, то она подлежит налогообложению IRS. Лишние средства обычно должны быть возвращены в течение 120 дней.
Как работает ответственный план
Подотчетный план отличается от не подотчетного плана. Если план возмещения бизнеса не соответствует требованиям IRS для подотчетного плана, план не подотчетен, и возмещение расходов считается частью вознаграждения работника и, следовательно, подлежит удержанию и должно быть указано в W-форме работника., Согласно правилам IRS, согласно подотчетному плану, расходы возмещаются, если они связаны с бизнесом и адекватно учтены. Кроме того, суммы, уплаченные сверх фактических затрат, должны быть возвращены компании в течение установленного срока. Связанные с бизнесом расходы, понесенные сотрудниками, могут включать такие вещи, как поездки, питание, проживание, развлечения или транспорт. Сотрудники обязаны надлежащим образом учитывать расходы с записями и возвращать любую избыточную компенсацию в течение разумного периода времени.
Работодатели не обязаны представлять детали своего плана в IRS, но они должны быть в состоянии продемонстрировать, что они отвечают требованиям ответственного плана.
Работодатели часто могут использовать более строгие требования к подотчетным планам, чем опубликованные IRS.
Требования к ответственному плану
Требования к подотчетному плану состоят в том, что они связаны с бизнесом, чтобы расходы на сотрудников адекватно и своевременно учитывались их работодателем, и что любое избыточное возмещение должно быть возвращено работодателю в течение разумного периода времени.
Для того чтобы расходы считались связанными с бизнесом, они должны (неоправданно) отвечать следующим требованиям: что расходы должны быть понесены в ходе работы, и что любые расходы, которые смешиваются между личными расходами и деловыми расходами, надлежащим образом учитываются как такие, разделяя расходы между работодателем и работником. Типичным примером является личный автомобиль, который используется для деловых поездок: в таком случае от сотрудника можно ожидать, что он будет учитывать мили, которые были получены в ходе их личной перевозки и связанной с работой перевозки, разделив расходы соответственно.
Адекватный учет, как правило, подлежит подтверждению третьей стороной в целях подтверждения того, что средства сотрудников были связаны с бизнесом. Квитанции являются распространенной формой стороннего подтверждения, которое сотрудники будут использовать для подтверждения законности своих запросов на финансирование. Однако есть исключения из этого правила, в том числе случаи отсутствия расходов на проживание, которые составляют менее 75 долларов США, возмещение расходов на питание, которое подпадает под IRS за суточные стандарты, и транспортные расходы, для которых получение официального подтверждения оплаты затруднительно, такие как такси, метро и автобусы. Как правило, ожидание возврата избыточных возмещаемых средств заключается в том, что такие средства возвращаются работодателю в течение 120 дней после их выплаты.
