W

Что такое форма W-9?

Форма W-9 - это налоговая форма Службы внутренних доходов (IRS), которая используется для подтверждения имени, адреса и идентификационного номера налогоплательщика (TIN) лица для работы или других приносящих доход целей. Подтверждение может быть запрошено либо для лица, определенного как гражданин США, либо для лица, определенного как иностранец-резидент.

Форма W-9 также называется Запросом идентификационного номера налогоплательщика и формой сертификации.

Основы формы W-9

Форма W-9 представляет собой официальный письменный запрос только для информации и используется исключительно с целью подтверждения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) лица. Организация, которой необходимо подать информационный документ в IRS, такой как Форма 1099, должна получить ваш правильный ИНН, чтобы сообщить о любых доходах или убытках, которые могут повлиять на вашу федеральную налоговую декларацию или ваш налогооблагаемый доход. Для большинства людей ИНН будет номером социального страхования (SSN).

W-9 отличается от формы W-4 - которая чаще всего предоставляется работниками непосредственным работодателям - тем, что W-9 по своей сути не предусматривает удержание каких-либо налогов, подлежащих уплате. Любые необходимые налоги, основанные на доходах, связанных с предоставленной W-9, являются обязанностью держателя ИНН, указанного в документе, за исключением случаев, когда налогоплательщик подлежит резервному удержанию. Если требуется резервное удержание, это должно быть отмечено в W-9, чтобы должным образом проинформировать субъект, получающий информацию о необходимости соответствующего удержания.

Ключевые вынос

• W-9 является официальной формой, предоставленной IRS для работодателей или других организаций для проверки имени, адреса и налогового идентификационного номера физического лица, получающего доход. Информация, взятая из формы W-9, часто используется для получения 1099 Налоговая форма, которая требуется для целей подоходного налога. Информация, собранная предприятием в форме W-9, не может быть раскрыта для каких-либо других целей в соответствии со строгими правилами конфиденциальности.

Использование информации W-9

Информация, полученная в форме W-9, чаще всего используется для создания версии формы 1099. Форма 1099 содержит информацию о любых доходах, которые могли быть получены владельцем ИНН, которые обычно не были бы перечислены в W-2., Это включает, помимо прочего, доход, выплачиваемый лицу в рамках контракта; определенные операции с недвижимостью; проценты по ипотечному кредиту, выплачиваемые физическим лицом; дивиденды, выплачиваемые за инвестиции; и различные другие финансовые операции.

IRS требует, чтобы те, кто не определен как граждане США или иностранцы-резиденты, использовали соответствующую форму W-8 вместо формы W-9.

Форму 1099 требуется выдавать только после достижения минимального порога дохода, который по состоянию на 2018 год установлен в размере 600 долларов США. Суммы ниже этого порога должны указываться в качестве дохода владельцем ИНН, но для этого не требуется форма 1099.

Даже если по закону сотрудники обязаны предоставлять определенную личную информацию своим работодателям, конфиденциальность работника защищена законом. Работодатель, который раскрывает личную информацию работника любым несанкционированным способом, может быть подвергнут гражданскому и уголовному преследованию.

Пошаговые инструкции

Форма W-9 является одной из самых простых форм IRS для заполнения, но если налоговые формы заставляют вас нервничать, не беспокойтесь. Мы проведем вас через правильный путь, чтобы завершить его.

Шаг 1: введите свое имя, как показано в налоговой декларации. Легко, правда?

Шаг 2: введите название своей компании или название «неучтенного лица», если оно отличается от имени, которое вы ввели для шага 1. Например, вы можете быть единственным владельцем, но в маркетинговых целях вы не используете свое личное имя в качестве своего Наименование фирмы; вместо этого вы «ведете бизнес как» с каким-то другим именем. Вы могли бы ввести это имя здесь. Что касается неучтенной части сущности, если вы не знаете, что это такое, вы, вероятно, не являетесь ею. Наиболее распространенным типом игнорируемых организаций является компания с ограниченной ответственностью, состоящая из одного члена. Единоличное владение и S-корпорации никогда не классифицируются как неучтенные лица.

Шаг 3: Какой тип юридического лица вы используете для классификации федерального налога: индивидуальное предпринимательство, партнерство, корпорация C, корпорация S, траст / недвижимость, общество с ограниченной ответственностью или «другое»? Установите соответствующий флажок. Если вы не уверены, вы, вероятно, являетесь единственным владельцем, потому что вам пришлось бы подать много документов, чтобы стать одним из других лиц.

Шаг 4: Исключения. Скорее всего, вы оставите эти поля пустыми. Вот несколько исключений:

1. Получателям, освобожденным от удержания резервных копий, таким как корпорации (в большинстве случаев), может потребоваться ввести код в поле «Код освобожденного получателя». В инструкциях к форме W-9 перечислены освобожденные получатели, их коды и типы платежей, для которых эти коды должны использоваться. Например, корпорации, заполняющие W-9 для получения процентов или выплат по дивидендам, будут вводить код «5». Получатели, освобожденные от отчетности в соответствии с Законом о соблюдении налоговых требований к иностранным счетам (FATCA), возможно, должны ввести код в « Освобождение от кода отчетности FATCA ». Ни один из этих блоков не будет применяться к типичному независимому подрядчику или фрилансеру.

Шаг 5: Укажите свой адрес, город, штат и почтовый индекс. Что если ваш домашний адрес отличается от вашего служебного адреса? Какой адрес вы должны указать в форме W-9? Используйте адрес, который вы будете использовать в налоговой декларации. Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который арендует офис, но вы подаете налоговую декларацию, используя свой домашний адрес, введите свой домашний адрес в форму W-9, чтобы у IRS не возникло проблем с сопоставлением ваших 1099 с формой 1040, Шаг 6: На этом необязательном этапе вы можете указать имя и адрес запрашивающей стороны. Возможно, вы захотите заполнить это поле, чтобы вести учет того, кому вы указали свой налоговый идентификационный номер.

Шаг 7: IRS называет этот раздел частью I, что заставляет вас задуматься о том, какими были все эти шаги, которые вы только что выполнили. Здесь вы должны указать налоговый идентификационный номер вашей компании, который будет либо вашим индивидуальным номером социального страхования (SSN), если вы являетесь единственным предпринимателем, либо идентификационным номером вашего работодателя (EIN), если вы другой тип бизнеса. Теперь у некоторых индивидуальных предпринимателей также есть EIN, но IRS предпочитает, чтобы индивидуальные предприниматели использовали свои SSN в форме W-9. Опять же, это облегчит сопоставление любых 1099, которые вы получаете, с вашей налоговой декларацией, которую вы будете подавать под своим SSN.

Что если ваш бизнес новый и не имеет EIN? Вы все еще можете заполнить форму W-9. IRS говорит, что вы должны подать заявку на свой номер и написать «подал заявку» в поле для ИНН. Вы захотите получить этот номер как можно быстрее, потому что до тех пор, пока вы не сделаете это, вы будете подвергаться резервному удержанию. Вы можете подать заявку на EIN на веб-сайте IRS. См. Инструкции ниже для шага 8, часть II, для получения дополнительной информации об удержании резервной копии.

Шаг 8: В части II вы должны подтвердить достоверность всей своей информации, прежде чем сможете подписать форму W-9. Преднамеренное вложение в налоговую форму может означать, что вам придется заплатить штраф или пойти в тюрьму; IRS не возиться. Перед подписанием формы W-9, вот заявления, которые вы должны подтвердить, под страхом наказания за лжесвидетельство:

• Если вы задумывались об использовании «заимствованного», украденного или вымышленного налогового номера, подумайте дважды, прежде чем ложиться под присягу.

• Большинство налогоплательщиков освобождены от резервного удержания. Если вы не знаете, о чем здесь говорит IRS, вы, вероятно, освобождены. Если вы не освобождены, IRS уведомит вас, и компания, платящая вам, должна знать, потому что она обязана удерживать подоходный налог с вашей платы по фиксированной ставке 28% и отправить его в IRS. Кстати, теперь вы знаете еще одну вескую причину не обманывать свою налоговую декларацию: возможно, вам придется рассказать об этом будущему клиенту, и это может заставить компанию дважды подумать о вас. Пункт (c) в основном говорит о том, что если вы когда-то подвергались резервному удержанию, но это уже не нужно, никто не должен об этом знать.

• Если вы постоянный инопланетянин, вы в чистоте. IRS также считает «лицо США» следующим: партнерство, корпорация, компания или ассоциация, созданная или организованная в Соединенных Штатах или в соответствии с законодательством США; домашняя усадьба; и внутренний траст. Если ваш бизнес является партнерством с иностранным партнером, применяются специальные правила; прочитайте о них в инструкции к форме W-9. Если вы не являетесь гражданином США, вам может потребоваться заполнить форму W-8 или форму 8233.

• Вам, вероятно, не нужно беспокоиться об этом, что связано с Законом о соблюдении налоговых требований для иностранных счетов.

Еще несколько очков, прежде чем подписать

Форма W-9 предлагает вам вычеркнуть пункт 2 выше, если IRS уведомила вас о том, что вы в настоящее время подлежите резервному удержанию, поскольку вы не указали все проценты и дивиденды в своей налоговой декларации.

Вы можете вычеркнуть пункт 2, если вы заполняете форму W-9 в связи с сделкой с недвижимостью. Пункт 2 не применяется в этом случае, поэтому не имеет значения, подлежит ли резервное копирование.

Теперь, если вы внимательно прочитаете мелкий шрифт в инструкциях W-9, это говорит о том, что большинству людей вообще не требуется подписывать эту форму. Как правило, вы должны подписать его, только если IRS уведомил вас о том, что вы ранее указали неверный ИНН. Однако, если не считать технических деталей, человек, который попросил вас заполнить форму W-9, вероятно, сочтет ее неполной или недействительной, если вы ее не подписали, и удачи в попытке убедить их в обратном.

Возвращение формы

Верните заполненную форму W-9 компании, которая попросила вас заполнить ее. В идеале вы должны доставить его лично, чтобы ограничить риск кражи личных данных, но этот метод часто не практичен. Почта считается относительно безопасной. Если вам необходимо отправить форму по электронной почте, вы должны зашифровать как документ, так и ваше сообщение электронной почты, а также проверить наличие правильного адреса электронной почты получателя перед отправкой сообщения. Бесплатные услуги доступны онлайн, чтобы помочь вам сделать это, но проверьте их репутацию, прежде чем доверить им свои документы. (Информацию по теме см. В разделе «Цель формы W-9»).