Что такое счет?
Счет-фактура - это коммерческий документ, который детализирует и фиксирует транзакцию между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и предоставляется информация о доступных способах оплаты. Типы счетов могут включать квитанцию, счет-фактуру, дебетовую накладную или счет-фактуру о продаже.
Компании могут просто отправить отчет на конец месяца в качестве счета-фактуры за все незавершенные транзакции. В этом случае в заявлении должно быть указано, что последующие счета не будут отправлены. Исторически сложилось так, что счета-фактуры были записаны на бумаге, часто с несколькими сгенерированными копиями, так что каждый покупатель и продавец имеют запись транзакции для своих собственных записей. В настоящее время компьютерные счета довольно распространены. Они могут быть распечатаны на бумаге по требованию или отправлены по электронной почте сторонам сделки. Электронные записи также позволяют упростить поиск и сортировку определенных транзакций или конкретных дат.
Счет-проформа является обязательным соглашением, хотя условия продажи могут быть изменены.
Выставленный счет
Основы счета
В счете-фактуре должно быть указано, что это счет-фактура на лицевой стороне счета. Обычно он имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета, который полезен для внутренней и внешней ссылки. Счет-фактура обычно содержит контактную информацию для продавца или поставщика услуг в случае ошибки, связанной с выставлением счета.
Условия оплаты могут быть указаны в счете-фактуре, а также информация, касающаяся любых скидок, деталей досрочного платежа или финансовых сборов, начисленных за просроченные платежи. В нем также представлены стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработка, доставка и соответствующие налоговые сборы, а также общая сумма задолженности.
Счет-проформа - это предварительная накладная, направляемая покупателям до отгрузки или доставки товара. Как правило, в счете указываются купленные товары и другая важная информация, такая как вес отправления и транспортные расходы. Счета-проформы часто вступают в игру с международными операциями, особенно в таможенных целях при импорте.
Вы всегда должны хранить копии своих счетов и квитанций - как в бумажном, так и в электронном виде - для целей налогообложения.
Важность даты счета
Дата выставления счета представляет собой официальную дату, в которую товары были выставлены, а транзакция официально зарегистрирована. Таким образом, дата счета-фактуры содержит важную информацию об оплате, поскольку она определяет срок кредита и срок оплаты счета. Это особенно важно для организаций, предлагающих кредит, например, нетто 30. Фактическая дата оплаты счета-фактуры обычно составляет 30 дней после даты счета-фактуры.
E-Invoicing
С наступлением компьютерной эры людям и компаниям стало легче полагаться на электронные счета в качестве альтернативы бумажным документам. Электронное выставление счетов, или электронное выставление счетов, является формой электронного выставления счетов для генерации, хранения и мониторинга связанных с транзакциями документов между сторонами и обеспечения выполнения условий их соглашений.
Эти электронные документы могут включать счета и квитанции, заказы на покупку, дебетовые и кредитовые заметки, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе. Цифровые счета обычно отправляются по электронной почте, через веб-страницу или через приложение. Преимущества включают в себя следующее:
- Постоянство и устойчивость к физическим повреждениям. Простота поиска и сортировки по конкретным именам, терминам или датам. Повышение способности к аудиту. Способность печатать или воспроизводить по требованию. Возможность сбора данных и бизнес-аналитики. Сокращение использования бумаги.
Электронное выставление счетов-фактур включает в себя несколько технологий и вариантов ввода и используется в качестве общего термина для описания любого метода, с помощью которого счет-фактура представляется покупателю в электронном виде для оплаты. Несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL, были разработаны во всем мире для облегчения принятия и повышения эффективности.
Ключевые вынос
- Счет-фактура - это коммерческий документ, который детализирует и регистрирует транзакцию между покупателем и продавцом. Бумажная квитанция из магазина является обычной потребительской накладной. Счет-фактура является критически важным элементом учета внутреннего контроля и аудита. Расходы по счету должны быть утверждены ответственным управленческим персоналом. Как правило, в счетах указываются условия оплаты, затраты на единицу, доставку, обработку и любые другие условия, изложенные в ходе транзакции. Счета могут быть в бумажной форме, но электронные счета стали гораздо более распространенными.
Счета и счета к оплате
Счета-фактуры отслеживают продажу продукта для целей инвентаризации, учета и налогообложения. Многие компании отгружают продукт и ожидают оплаты в более поздние сроки, поэтому общая причитающаяся сумма становится счетом к оплате для покупателя и счетом к получению для продавца.
Современные счета передаются в электронном виде, а не на бумажной основе. В случае утери счета покупатель может запросить копию у продавца. Использование счета-фактуры представляет собой наличие кредита, поскольку продавец отправил товар или предоставил услугу без получения денежных средств авансом.
Счета отличаются от заказов на покупку, которые создаются до того, как клиент заказывает товар или услугу.
Счета и Внутренний контроль
Счета-фактуры являются важным элементом учета внутреннего контроля. Расходы по счету должны быть утверждены ответственным управленческим персоналом. В качестве альтернативы, счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, и после согласования информации производится оплата за утвержденные транзакции. Аудиторская фирма гарантирует, что счета-фактуры вводятся в соответствующий отчетный период при проверке на сокращение расходов.
