Предварительно оплаченные расходы не отражаются в отчете о прибылях и убытках. Вместо этого, предварительно оплаченные расходы первоначально отражаются в бухгалтерском балансе, а затем, когда выгода от использования предоплаченных расходов реализуется или по мере их возникновения, они признаются в отчете о прибылях и убытках.
Когда компания вносит предоплату за расходы, она признается в качестве актива с предоплатой в балансе, при этом одновременно регистрируется запись, которая уменьшает денежные средства компании (или платежный счет) на ту же сумму. Большинство предварительно оплаченных расходов отражается в балансе как текущий актив, если только расходы не будут понесены до истечения 12 месяцев, что является редкостью.
Затем при возникновении расходов счет расходов с предоплатой уменьшается на сумму расходов, и эти расходы отражаются в отчете о прибылях и убытках компании в том периоде, когда они были понесены.
Считается ли страхование предоплатой?
Одной из наиболее распространенных форм предоплаченных расходов является страхование, которое обычно оплачивается заранее. Например, компания ABC выплачивает премию в размере 12 000 долларов США за страхование ответственности директоров и должностных лиц на предстоящий год. Компания оплачивает полис авансом, а затем каждый месяц делает корректирующую запись для учета понесенных страховых расходов. Начальная запись, в которой мы списываем счет с предоплатой и зачисляем на счет, использованный для оплаты расходов, будет выглядеть так:
Затем, через месяц, компания делает корректирующую запись для используемой страховки. Компания дебетует соответствующий счет расходов и кредитует счет расходов с предоплатой, чтобы уменьшить стоимость активов. Ежемесячная корректировка для Компании ABC будет составлять 12 000 долларов США, разделенных на 12 месяцев, или 1000 долларов США в месяц. Корректирующая запись в конце каждого месяца будет выглядеть следующим образом:
Аренда в качестве предоплаты?
Предприятия могут вносить предоплату за аренду за несколько месяцев, чтобы получить скидку, или, возможно, арендодатель требует предоплату с учетом кредита арендатора. В любом случае, скажем, компания XYZ заранее оплачивает офисные помещения за шесть месяцев на общую сумму 24 000 долларов. Начальная запись выглядит следующим образом:
Затем, когда заканчивается каждый месяц, предоплаченный арендный счет, который находится на балансе, уменьшается на ежемесячную сумму арендной платы, которая составляет 24 000 долларов США, разделенные на шесть месяцев, или 4 000 долларов США в месяц. В то же время компания признает расходы на аренду в отчете о прибылях и убытках в размере 4000 долл. США. Таким образом, ежемесячная корректирующая запись будет выглядеть следующим образом:
Прочие расходы по предоплате
Дополнительные расходы, которые компания может предоплатить, включают проценты и налоги. Проценты, уплаченные заранее, могут возникнуть, если компания произведет платеж досрочно. Между тем, некоторые компании уплачивают налоги до наступления срока их уплаты, например, предполагаемые налоговые платежи в зависимости от того, что может наступить в будущем. Другие, менее распространенные расходы по предоплате могут включать аренду оборудования или коммунальные услуги.
В качестве примера рассмотрим компанию Build Inc., которая арендовала часть оборудования для строительных работ. 1 апреля 2019 года компания заплатила 1000 долларов США за аренду оборудования для работы, которая будет выполнена через месяц. Компания признает первоначальную транзакцию следующим образом:
Затем, когда оборудование используется и фактические расходы понесены, компания сделает следующую запись, чтобы уменьшить счет активов с предоплатой и включить расходы на аренду в отчет о прибылях и убытках:
Независимо от того, оплачивается ли это заранее по страховке, аренде, коммунальным услугам или любым другим расходам, они должны быть записаны на соответствующем предоплаченном счете актива. Затем, в конце каждого периода, или когда расходы фактически понесены, должна быть сделана корректирующая запись для уменьшения счета актива с предоплатой и признания (зачисления) соответствующих расходов на прибыль, которые затем появятся в отчете о прибылях и убытках.
Почему предварительно оплаченные расходы не отражены в отчете о прибылях и убытках?
Расходы будущих периодов не включаются в отчет о прибылях и убытках согласно Общепринятым принципам бухгалтерского учета (GAAP). В частности, принцип соответствия GAAP, который требует учета по методу начисления. Учет по методу начисления требует, чтобы поступления и расходы отражались в том же периоде, в котором они были получены, независимо от того, когда наличные деньги или деньги обмениваются руками То есть расходы должны учитываться по мере их возникновения. Таким образом, предоплаченные расходы не отражаются в отчете о прибылях и убытках после их оплаты, поскольку они еще не понесены.
