Что такое учетно-информационная система (АИС)?
Информационная система бухгалтерского учета (АИС) включает сбор, хранение и обработку финансовых и бухгалтерских данных, используемых внутренними пользователями для предоставления информации инвесторам, кредиторам и налоговым органам. Обычно это компьютерный метод для отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. AIS объединяет традиционные методы бухгалтерского учета, такие как использование общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP), с современными ресурсами информационных технологий.
Как используются бухгалтерские информационные системы (АИС)
Информационная система учета содержит различные элементы, важные в цикле учета. Хотя информация, содержащаяся в системе, различается в зависимости от отрасли и размера бизнеса, типичная AIS включает в себя данные, относящиеся к доходам, расходам, информации о клиентах, информации о сотрудниках и налоговой информации. Конкретные данные включают заказы на продажу и аналитические отчеты, заявки, счета-фактуры, контрольные регистры, запасы, платежную ведомость, бухгалтерскую книгу, пробный баланс и информацию о финансовых отчетах.
Информационная система учета должна иметь структуру базы данных для хранения информации. Эта структура базы данных обычно программируется на языке запросов, который позволяет манипулировать таблицами и данными. AIS имеет множество полей для ввода данных, а также для редактирования ранее сохраненных данных. Кроме того, учетные информационные системы часто представляют собой платформы с высокой степенью защиты, где предпринимаются профилактические меры против вирусов, хакеров и других внешних источников, пытающихся собрать информацию. Кибербезопасность становится все более важной, поскольку все больше и больше компаний хранят свои данные в электронном виде.
Различные выходные данные информационной системы учета иллюстрируют универсальность ее возможностей манипулирования данными. AIS создает отчеты, включая отчеты об истечении срока дебиторской задолженности, на основе информации о клиентах, графиков амортизации основных средств и пробных балансов для финансовой отчетности. Также могут быть воспроизведены списки клиентов, расчеты налогообложения и уровни запасов. Тем не менее, переписки, заметки или презентации не включаются в АИС, поскольку эти пункты не имеют прямого отношения к финансовой отчетности или бухгалтерскому учету компании.
Преимущества учетных информационных систем
Межведомственный Интерфейс
Информационная система бухгалтерского учета стремится взаимодействовать между несколькими отделами. Внутри системы отдел продаж может загрузить бюджет продаж. Эта информация используется командой управления запасами для проведения инвентаризации и закупки материалов. При покупке инвентаря система может уведомить отдел кредиторской задолженности о новом счете. AIS также может делиться информацией о новом заказе, чтобы отделы производства, доставки и обслуживания клиентов знали о продаже.
Внутренние органы управления
Неотъемлемая часть учетных информационных систем относится к внутреннему контролю. Политики и процедуры могут быть размещены в системе, чтобы обеспечить конфиденциальную информацию о клиентах, поставщиках и бизнес-информации внутри компании. Благодаря использованию физических разрешений доступа, требований к входу в систему, журналов доступа, авторизации и разделения обязанностей пользователи могут ограничиваться только соответствующей информацией, необходимой для выполнения их бизнес-функций.
