После того, как вы подали налоговую декларацию, вам, вероятно, не захочется хранить все документы - W-2, 1099-е и более - или даже думать о налогах. Но есть некоторые документы, которые вы хотите сохранить на неопределенный срок. Практика хранения документов, которые вам понадобятся в будущем, окупится за счет экономии налогов. Вот краткое изложение этих документов и почему вы должны хранить их.
Копии Возвращений
IRS имеет ограниченное время для проверки отчетов (как правило, три года с даты возврата). Тем не менее, это ограничение не применяется, если IRS считает, что вы никогда не подали возврат. Если IRS отправит вам письмо с указанием того, что вы никогда не подавали, вы должны доказать обратное. Для этого сохраните копию вашего возвращения навсегда вместе с доказательством подачи. Тип доказательства зависит от того, как вы подали декларацию:
- Для возврата бумаги: зарегистрированная или заверенная квитанция или квитанция от частной службы доставки (например, FedEx, UPS). Для электронных возвратов: письмо, подтверждающее ваше возвращение, было принято для подачи. Если вы используете программное обеспечение для файла, электронное письмо генерируется программным обеспечением (например, TurboTax отправляет вам электронное письмо). Если вы используете платного составителя, запросите подтверждение от подготовителя, что ваше возвращение было принято для подачи.
То же самое относится и к декларациям о подоходном налоге. Храните на постоянной основе копию налоговой декларации штата вместе с документом, подтверждающим факт подачи.
Документы для вашего дома
Для многих людей личное место жительства является их крупнейшим активом, и оно может генерировать значительные налоговые счета при продаже. Налоговое законодательство допускает до 250 000 долларов прибыли от продажи основного места жительства (500 000 долларов США для совместных заявителей), если соблюдены определенные условия. Если эти условия не выполняются - или если доход превышает лимит в долларах - это приводит к налогооблагаемой прибыли. Чтобы минимизировать выгоду, полезно максимизировать основу дома. Основа, которая начинается с того, что вы заплатили за дом, может быть увеличена капитальными улучшениями, такими как дополнение, новая крыша, бытовая техника, подземный бассейн и ландшафтный дизайн.
Чем дольше вы владеете домом, тем больше вероятность того, что (а) цена, которую вы получите при продаже, будет выше, чем вы заплатили, и (б) вы вложили в дом больше денег для улучшений. Найдите список капитальных улучшений, для которых вы должны сохранить квитанции или другие документы, подтверждающие платеж, в публикации IRS 523 (обновление 2017 года не было опубликовано на момент написания статьи).
Помимо улучшения жилищных условий, сохраните первоначальный расчетный отчет и другие документы, связанные с покупкой. Это позволяет вам добавить к вашей стоимости следующие данные:
- абстрактные сборы (тезисы сборов за право собственности) сборы за установку коммунальных услуг; юридические сборы (включая сборы за поиск по названию, подготовку договора купли-продажи и составление акта);
Ведите учет этих расходов до тех пор, пока вы владеете своим домом, а затем не менее трех лет после того, как вы подадите декларацию о продаже. Трехлетний период в большинстве случаев является временем, в которое IRS может поставить под сомнение вашу позицию.
Расходы на приобретение недвижимости
Как и в случае с благоустройством дома, вы хотите вести учет, связанный с другой собственностью - акциями, загородным домом, арендуемой собственностью или произведением искусства. Опять же, вам нужно знать, сколько вы заплатили за недвижимость, включая комиссионные и другие расходы на приобретение, чтобы вы могли правильно рассчитать прибыль при продаже. Если вы этого не сделаете, вам, возможно, придется заплатить больше налогов, чем было бы в противном случае (это зависит от вас, чтобы доказать свою налоговую базу, если IRS оспаривает ваше возвращение).
Как и в случае записей, связанных с вашим домом, сохраняйте эти записи до тех пор, пока вы владеете собственностью, а затем не менее трех лет после того, как вы подадите декларацию о продаже имущества.
Примечание. Брокерские фирмы и компании взаимных фондов теперь обязаны предоставлять базовую информацию об определенных ценных бумагах (например, об акциях, приобретенных у них с 2011 года). Тем не менее, целесообразно, чтобы вы сохранили эту информацию на случай, если вы смените фирму или фирма объединится, и ваши записи будут потеряны (это случается).
Унаследованная Собственность
Когда вы наследуете имущество, ваша налоговая база становится стоимостью имущества на дату смерти человека, который оставил его вам (так называемая повышенная основа). Крупные поместья (на сумму более 11 180 000 долларов для тех, кто умирает в 2018 году) сообщают стоимость в федеральной налоговой декларации (форма 706). Более мелкие поместья, возможно, должны будут указывать стоимость имущества в формах налога на смертную казнь штата, даже если федеральный доход не требуется. Запросите эту информацию у исполнителя недвижимости, администратора или личного представителя. (Новое налоговое законодательство удвоило базовую сумму исключения для налога на недвижимость с примерно 5 миллионов долларов США до 10 миллионов долларов США.)
Для поместья, которое не требуется для подачи таких возвратов, наследники должны определить стоимость, которая становится основой собственности. Если вы наследуете публично торгуемые ценные бумаги, получите их стоимость на дату смерти. Если вы унаследуете недвижимость, вы можете получить оценку на время смерти, чтобы потом продемонстрировать свою базу. Опять же, как и в случае с другим имуществом, сохраняйте эту информацию до тех пор, пока вы владеете имуществом, плюс период, в течение которого IRS может поставить под сомнение ваш отчет о продаже.
Суть
Ведение записей может показаться утомительным и обременительным. Создать систему учета, которая работает для вас. Упростите свои документы, создав электронную запись (например, отсканируйте документы, которые вы хотите сохранить, и сохраните их в файле на своем ноутбуке, на флэш-накопителе или в облаке).
Фактически, хранение копий ваших ключевых записей в облаке и / или в другом месте также является важной гарантией. Ноутбуки и флешки могут потерпеть крах или потеряться. И даже с электронными записями, подайте бумажные, на всякий случай. Это может избавить вас от многих неприятностей, если вы - или ваши наследники - нуждаетесь в них в будущем.
