Что такое корпоративная кредитная карта?
Корпоративные кредитные карты - это кредитные карты, выдаваемые сотрудникам известных компаний, которые позволяют им оплачивать разрешенные им деловые расходы, такие как проживание в отеле и авиабилеты, без необходимости использовать собственную карту или наличные. Эти карты, также известные как коммерческие кредитные карты, могут облегчить сотрудникам (и работодателям) управление расходами, и многие предлагают льготы, такие как мили для часто летающих пассажиров и доступ в залы ожидания в аэропортах.
Как работает корпоративная кредитная карта
Корпоративные кредитные карты предназначены для удовлетворения потребностей существующих компаний - как правило, тех, чей годовой доход составляет не менее 4 миллионов долларов США, более 15 пользователей карт и прогнозируемые расходы в размере 250 000 долларов США или более в год. В то время как большинство предприятий, включая индивидуальных предпринимателей и администраторов баз данных, могут получить кредитную карту для малого бизнеса, корпоративные карты (как следует из названия) зарезервированы для корпораций. Это означает, что компания должна быть структурирована и зарегистрирована как корпорация S или C, чтобы иметь право.
Крупные эмитенты кредитных карт, такие как American Express, Capital One, Citibank, Chase и Wells Fargo, предлагают корпоративные кредитные карты. Карты выпускаются на основе финансового состояния компании, а не личных финансов владельцев. Например, эмитенты карт могут потребовать от компании сильных финансовых данных, хорошей ликвидности и движения денежных средств.
Эмитенты корпоративных кредитных карт обычно хотят видеть последние проверенные финансовые отчеты компании, сведения о структуре и организации компании, налоговую информацию (включая федеральный налоговый идентификатор) и контактную информацию для сотрудника компании, который уполномочен вести бизнес от имени компания - например, владелец, президент или казначей.
Ключевые вынос
- Корпоративные кредитные карты облегчают работодателям и сотрудникам управление расходами. Корпоративные карты выпускаются более крупным, устоявшимся компаниям и отличаются от визитных карточек, которые доступны для индивидуальных предпринимателей и администраторов баз данных. Для сотрудников важно изучать и следовать корпоративной кредитной карте своей компании. политики, прежде чем делать какие-либо обвинения. В зависимости от карты, либо работник или работодатель будет нести ответственность за оплату счета кредитной карты.
Работодатель может предоставить определенным сотрудникам корпоративную карту, чтобы они могли оплачивать утвержденные деловые расходы, такие как гостиницы, питание, аренда автомобилей и авиабилеты, а также получать доступ к наличным деньгам в банкоматах - и все это без использования собственных средств или аванса компании. На карте будет указано название компании, а также имя сотрудника, назначенного владельцем карты. Подпись сотрудника находится на обратной стороне карты, так же, как на личной кредитной карте.
Типы корпоративных кредитных карт
В зависимости от типа корпоративной кредитной карты, работник или работодатель будет нести ответственность за оплату счета кредитной карты. С индивидуальной карточкой ответственности работник несет ответственность за оплату эмитентом кредитной карты любых расходов, а также за отчет о расходах и возмещение расходов работодателем. Эмитент кредитной карты проверяет кредит сотрудника, прежде чем дать ему карту, но это «мягкое притяжение», которое не повлияет на его кредитный рейтинг.
Если это карточка корпоративной ответственности, работодатель оплачивает счет за любые утвержденные расходы (хотя работник может быть готов заплатить эмитенту напрямую за любые несанкционированные или личные расходы). Поскольку компания несет ответственность за оплату счета, эмитент кредитной карты обычно не проверяет кредит сотрудника, но этот человек, вероятно, будет нести ответственность за подачу регулярных отчетов о расходах, чтобы компания могла сверять выписки по карте каждый месяц.
Прежде чем сотрудник использует корпоративную кредитную карту, он должен выяснить, кто отвечает за оплату счета каждый месяц. Если они несут ответственность, им следует создать систему, обеспечивающую своевременность платежей и наличие средств для покрытия баланса.
Преимущества корпоративной кредитной карты
Ключевым преимуществом корпоративной кредитной карты является то, что она облегчает управление расходами - как для работников, так и для работодателей. С точки зрения бизнеса корпоративная карта позволяет работодателям устанавливать ограничения на сумму, которую владельцы карт могут потратить на транзакцию, категорию расходов или в целом. Компания также может контролировать, где можно использовать карту, ограничивая покупки конкретными продавцами, типами продавцов и местоположениями.
С точки зрения сотрудника, карта корпоративной ответственности может означать финансовое облегчение, поскольку она устраняет необходимость предоплаты расходов, связанных с бизнесом, а затем ожидания возмещения. Еще одним преимуществом является то, что некоторые корпоративные кредитные карты предлагают электронную отчетность о расходах, которая автоматически заполняет отчеты о расходах компании информацией о покупках - функция, которая упрощает (т. Е. Меньше хлопот) предоставление своевременных и точных отчетов.
Еще одна важная особенность заключается в том, что, в зависимости от работодателя, держатели карт могут сохранять любые вознаграждения, которые они получают, используя корпоративную кредитную карту. Они могут, например, иметь возможность зарабатывать и использовать вознаграждения за программу для часто летающих пассажиров или программу для постоянных гостей отеля. Конечно, работодатель может принять решение сохранить вознаграждения, чтобы компенсировать годовые корпоративные расходы или предложить стимулы для высокопроизводительных сотрудников. Тем не менее, многие крупные компании позволяют сотрудникам пользоваться преимуществами программ поощрений, поскольку это может повысить моральный дух сотрудников.
В дополнение к программам вознаграждений многие корпоративные кредитные карты предлагают преимущества, которые по достоинству оценят частые путешественники, такие как доступ в залы ожидания в аэропорту (большой плюс, если у путешественника длительный переезд), услуги по оказанию помощи в поездках и оказании неотложной помощи, замена карты и срочная выдача наличных, и прокат автомобилей от повреждений от столкновения. Прочитайте мелкий шрифт на соглашении о кредитной карте, чтобы понять, как работают эти льготы. Например, чтобы активировать автоматическое покрытие при аренде автомобиля, вам, вероятно, придется завершить всю транзакцию с помощью покрытой кредитной карты и отказаться от отказа компании по аренде от ущерба от столкновения. Если вы сомневаетесь, позвоните по номеру на обратной стороне карты.
Политика компании для корпоративных кредитных карт
Сотрудники должны знать политику своей компании в отношении корпоративных карт с самого начала, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к кошмарам бухгалтерского учета или, что еще хуже. Владельцы карт должны ознакомиться с общими требованиями к расходам и отчетности своей компании и выяснить, имеют ли они ограничения расходов, применимые к определенным категориям. Также важно узнать о любых правилах, относящихся к отделу или должности. Например, у руководителей компаний, скорее всего, будут другие профили расходов, чем, скажем, у менеджеров среднего звена.
Как только владелец карты изучит политику своей компании, он должен придерживаться их. Если они используют свою карту, чтобы купить что-то, что не является утвержденным деловым расходом, это может заставить их выглядеть плохо в глазах их работодателя, даже если это будет честной ошибкой. Более того, во многих крупных компаниях есть менеджер по карточкам для путешествий и развлечений, который может в любое время проверить расходы сотрудников. Владельцам карт важно руководствоваться здравым смыслом, чтобы решить, является ли взимаемая ими плата на 100% связанной с работой. Если нет, они должны положить его на свою личную карточку и выяснить это позже, если они чувствуют, что имеют право на полное или частичное возмещение.
Чтобы избежать бухгалтерских кошмаров или, что еще хуже, не смешивайте личные расходы с деловыми расходами.
Прежде чем активировать корпоративную кредитную карту, работодатель может предложить (или потребовать) личные или онлайн-тренинги по корпоративным кредитным картам, разработанные, чтобы помочь сотрудникам изучить правила. Кроме того, работодатель может публиковать и обновлять политики на своем сайте в интрасети. Это всегда хорошая идея, чтобы быть в курсе, следовать правилам, и избегать делать что-либо, что может привести к дополнительным документам или быть истолковано как мошенничество. Владельцы карт, у которых есть вопросы о политике своего работодателя, должны связаться с человеком (или отделом), который управляет программой.
Особые соображения для корпоративных кредитных карт
Помимо понимания и соблюдения политики компании в отношении лимитов расходов, типов разрешенных расходов и порядка обработки отчетов о расходах, важно, чтобы сотрудники знали, что если они, а не их работодатель, несут ответственность за оплату счета по кредитной карте, их кредитный рейтинг может упасть, если они отстают по платежам. AmEx, например, сообщает о счетах в кредитное бюро, если счет просрочен на 180 дней. Рекомендуется настроить оповещение по электронной почте как напоминание о сроках оплаты.
Как и любая кредитная карта, сотрудники должны бережно относиться к своей корпоративной кредитной карте и хранить ее в надежном месте, чтобы предотвратить кражу или утерю. Если карта потеряна или украдена, об этом следует сообщить как можно скорее, чтобы ее можно было отменить и заменить.
