Мы все засыпаны таким количеством бумаги, что иногда бывает трудно пробираться сквозь них. Между нежелательной почтой, квитанциями и финансовыми документами, которые мы собираем, может показаться немного нелепым хранить документы, которые, как нам кажется, нам никогда не понадобятся. И, учитывая переход на онлайн-банкинг, не пора ли отказаться от этой старой системы ведения бухгалтерского учета?
Хотя вам может не понадобиться эта старая система регистрации, на самом деле может наступить момент, когда вам понадобятся ваши старые банковские выписки. Эти отчеты представляют собой деятельность, выполняемую с вашим банковским счетом - проверку, сбережения или учетные записи другого типа, которые находятся в вашем финансовом учреждении. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как долго вы будете хранить свои заявления и почему.
Ключевые вынос
- Банковские выписки должны храниться в печатном или электронном виде в течение одного года, после чего они могут быть уничтожены. Ведение банковских выписок идеально подходит для проверки дебетовых и кредитных операций, защиты от кражи личных данных и подтверждения доходов. Банки позволяют клиентам получать доступ к банковским выпискам не менее года в режиме онлайн.
Как долго вы должны держать свои заявления?
Причины для сохранения заявлений
Помимо ведения учета покупок, оплаты счетов и начисления заработной платы, ведение старых банковских выписок дает ряд преимуществ. Деятельность банка должна регулярно проверяться на предмет кражи личных данных и мошенничества с дебетовыми картами. Хранение заявлений обеспечивает проверку незаконной деятельности, которая может быть использована для возмещения любого ущерба.
Вы также можете использовать банковские выписки для проверки доходов и транзакций, таких как благотворительные взносы и деловые расходы, которые могут вам понадобиться для налоговых деклараций. Банковские выписки, подтверждающие крупные покупки или платежи, также могут быть полезны. Вы можете уничтожить квитанции банкомата, как только сверяете их с записями своего счета. Аналогичным образом, депозитные и снятые квитанции могут быть уничтожены после подтверждения транзакций ежемесячной выпиской.
Онлайн против печатных заявлений
Хранение бумажных копий выписок по счету является меньшей необходимостью, чем в прошлом, учитывая наличие информации о счете в Интернете. Многие банки и финансовые учреждения ведут ежемесячные онлайн-отчеты о клиентах в течение пяти и более лет, которые доступны через их онлайн-банкинг. Подробные отчеты часто представляются в легко распечатываемых форматах, а обобщенная информация о транзакциях часто доступна для бесплатной загрузки.
Вы также можете получить распечатки выписок из своего банка на протяжении нескольких лет. Некоторые банки взимают плату за поиск и / или печать для этой услуги, поскольку это невозможно сделать на уровне филиала. Вместо этого более старые заявления печатаются и готовятся в бэк-офисе.
В целях безопасности лучше хранить бумажные выписки в пожаробезопасном сейфе в безопасном месте. Электронные заявления должны храниться в защищенном паролем файле.
Печатные заявления должны храниться в безопасном, пожаробезопасном месте, к которому можно легко получить доступ.
Измельчение документов
Поскольку для многих разных документов предъявляются разные требования к утилизации, может показаться, что проще хранить все навсегда, в том числе банковские выписки. Тем не менее, хранение некоторых документов на неопределенный срок не является наилучшей практикой, в первую очередь из-за того, что воры могут завладеть ими.
Другие документы, которые вы должны уничтожить по истечении определенного периода времени, включают следующее:
- Заявления по кредитным картам: храните их в течение 60 дней, если они не включают расходы, связанные с налогами. В этих случаях храните их семь лет. Оплата Окурков: сопоставьте их с W-2, а затем уничтожьте их. Коммунальные платежи: удерживайте их не более одного года. Налоговые декларации и налоговые поступления. Как и в случае налоговых выписок по кредитным картам, храните их в течение семи лет. Полисы страхования жилья и автомобилей. Уничтожайте старые при получении новых полисов. Заявления об ипотеке и улучшение жилищных условий: уничтожайте их, когда вы продаете дом.
Как уничтожить ваши документы
Когда вы будете готовы распоряжаться своими банковскими выписками, убедитесь, что вы действительно уничтожили их. Если просто разорвать их пополам, это не помешает похитителям персональных данных собрать ваши личные данные. Если у вас есть шредер, вы можете позаботиться об этом самостоятельно. Если нет, возможно, вам придется нанять услугу, особенно если у вас есть большое количество документов. Также уточните у своего банка. Многие будут предлагать услуги измельчения для клиентов бесплатно.
