Содержание
- Что такое форма I-9?
- Заполнение формы I-9
- Суть
Что такое форма I-9?
Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны убедиться, что он имеет законное право работать в Соединенных Штатах. После того, как вы сделали предложение о работе (но не раньше), новый сотрудник должен продемонстрировать право на работу в США, заполнив форму I-9, Подтверждение о приеме на работу.
Как работодатель, вы обязаны убедиться, что эта форма из Службы гражданства и иммиграции США заполняется сотрудником и вами. Сохраните форму вместе с другими вашими записями о трудоустройстве - не отправляйте ее правительству.
(Подробнее об обязанностях работодателей при приеме на работу см. «8 вещей, которые работодатели не имеют права спрашивать у вас».)
Заполнение формы I-9
Форма I-9 предназначена для получения информации от новых сотрудников, которая демонстрирует их право на легальную работу в США. Ни один работник не освобождается от необходимости заполнять форму.
Форма I-9 состоит из трех частей:
1. Часть I: для работника, установление личности
Эта часть формы заполняется сотрудником. Он включает в себя такую информацию, как полное имя сотрудника, адрес, дата рождения, номер социального страхования (если применимо), адрес электронной почты и номер телефона (адрес электронной почты и номер телефона необязательны).
Эта часть также используется для подтверждения - под страхом наказания за лжесвидетельство - того, что лицо по закону имеет право работать в Соединенных Штатах, потому что он:
- Гражданин, нерезидент, гражданин США, законный постоянный житель, иностранец, которому разрешено работать в США. Сотрудник должен указать дату истечения срока действия этого разрешения, если это применимо.
Сотрудник, являющийся иностранцем и уполномоченный на работу, должен ввести регистрационный номер иностранца («A-номер», который представляет собой уникальный 7-, 8- или 9-значный номер, присвоенный иностранцу) или регистрационный номер формы I-94, Сотрудник должен подписать форму и указать дату. Ложные заявления могут привести к штрафам и / или тюремному заключению.
Некоторым сотрудникам может потребоваться помощь для заполнения своей части формы. Если работник несовершеннолетний или инвалид (или нуждается в переводе), лицо, помогающее при заполнении формы (составитель и / или переводчик), также должно ввести свое имя и адрес, а также подписать форму (также под угрозой штрафа). лжесвидетельства).
2. Часть II: для работодателя, просмотр документов работника
Эта часть формы заполняется работодателем. В нем описываются документы, которые работодатель рассмотрел для подтверждения права на работу. Работодатель должен предпринять это действие в течение трех дней после первого дня работы. Работодатель может - но не обязан - создавать копии представленных документов.
Есть три списка документов, которые можно использовать. Тип используемых документов определяет часть части II, которую работодатель должен заполнить.
Список А: Документы в этом списке устанавливают как личность сотрудника, так и разрешение на работу. Сотрудник должен представить только одну из следующих форм для удовлетворения требований документа:
- Паспорт США (или код паспорта США) Карта постоянного жителя («зеленая карта») или карточка квитанции регистрации иностранца (технически, зеленая карта - форма I-551) Иностранный паспорт с временным штампом I-551, документ разрешения на трудоустройство, который содержит фотографию (Форма I-766) Для иностранца, не являющегося иммигрантом, которому разрешено работать: загранпаспорт и форма I-94 (или 94A) и подтверждение статуса иностранца неиммигрантом, если срок его действия не истек. Паспорт Федеративных Штатов Микронезии Республика Маршалловы Острова
Список Б: Документы в этом списке показывают личность сотрудника. Если у сотрудника нет документа из Списка A, он или она должны представить один документ из Списка B плюс один документ из списка C (ниже).
- Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное государством (при условии, что оно содержит удостоверение личности с фотографией и другую личную информацию) Удостоверение личности школы с регистрационной карточкой фотографа U.S. военная карточка или призывной документ, удостоверение личности военного иждивенцаU.S. Карта Coast Guard Merchant Marine Документ индейского племени Лицензия водителя, выданная канадским государственным органом
Для несовершеннолетних (в возрасте до 18 лет), которые не могут представить один из документов в списке B, альтернативные документы, которые могут подтвердить личность сотрудника, включают школьные записи или табель успеваемости; запись клиента, врача или больницы; или дневник или детский сад.
Список C: Этот документ устанавливает разрешение работника на работу в Соединенных Штатах. Опять же, если работник не может представить документ из Списка А, он или она должны представить один из Списка B и один из Списка C.
- Номерная карточка учетной записи социального обеспечения (кроме случаев, когда на карточке указано: недействительно для работы, действительно только для работы с авторизацией INS или действительно только для работы с авторизацией DHS) Свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом (форма FS-545) Свидетельство отчета о рождении, выданного Государственным департаментом (форма DS-1350) Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного штатом, округом, муниципалитетом или территорией США, имеющего официальную печать индейского племенного документаU.S. Удостоверение личности гражданина (Форма I-197) Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США (Форма I-179) Документ о разрешении на работу, выданный Министерством внутренней безопасности
Как и в случае с работником, работодатели должны под страхом наказания за лжесвидетельство подтвердить, что они ознакомились с необходимыми документами, считают, что они являются подлинными, и насколько им известно, что работник имеет право работать в США. В дополнение к подписанию В разделе сертификации работодатель должен указать первый день работы сотрудника, а также другую информацию о работодателе (название предприятия, должность лица, подписавшего форму, и адрес предприятия).
3. Часть III: для работодателя при приеме на работу
Эта часть формы также заполняется только работодателем, но используется только в случае повторной проверки при повторном найме работника. Если работник повторно принят на работу в течение трех лет с даты первоначального I-9, работодатель может решить заполнить этот раздел или новый I-9.
Если необходимо заполнить эту часть, работодатель просто перечисляет имя работника (или новое имя, если у сотрудника было изменение имени) и дату повторного найма. Если предыдущее разрешение на трудоустройство истекло, но теперь было продлено, введите информацию о документе, подтверждающем такое разрешение (название документа, номер и дата истечения срока действия нового разрешения на работу).
Как и в случае других частей, работник должен подписать под страхом наказания за лжесвидетельство, что он / она считает, что представленный документ является подлинным и что работник имеет право работать в Соединенных Штатах.
Суть
Работодатели должны сохранить I-9 в течение последних трех лет с даты найма или один год после даты окончания занятости. Время от времени федеральное правительство может проверять ваши трудовые книжки. Если вы не производите I-9, вы можете быть подвергнуты гражданскому и / или уголовному наказанию. Дополнительную информацию об I-9 можно найти в «Руководстве для работодателей: инструкции по заполнению формы I-9». По любым дополнительным вопросам о I-9 вы также можете проконсультироваться с адвокатом по трудовому праву.
(Владельцы бизнеса также могут быть заинтересованы в «Заполнение 1099 форм» и «Заполнение формы 4562, шаг за шагом».)
